Vanderlande maakt het leveranciers met SharePoint eenvoudig

Vanderlande maakt het leveranciers eenvoudig

Door Bas Bergsma
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Bedrijven en organisaties die oplossingen bieden voor complexe uitdagingen, werken vaak samen in een al even complex netwerk van toeleveranciers en samenwerkingspartners. Dit geldt ook voor Vanderlande, leverancier van ‘material handling systems’. Om het proces van samenwerken met de honderden leveranciers te verbeteren, realiseerde Vanderlande een supplier portal, waarin alle partners op een eenduidige manier een dynamisch overzicht hebben van de actuele orders.

Vanderlande levert haar systemen aan klanten over de hele wereld. Zo zijn er op alle continenten luchthavens te vinden die zijn uitgerust met een systeem van de Nederlandse leverancier en hetzelfde geldt voor magazijnautomatisering en sorteersystemen. De overeenkomst tussen al deze systemen schuilt in de diversiteit en complexiteit: elk systeem heeft specifieke functies en karakteristieken, elke klant heeft eigen wensen en behoeften. Dit zorgt ervoor dat Vanderlande te maken heeft met een complexe supply chain, waarin honderden toeleveranciers te maken krijgen met steeds weer andere orders.

Toegang tot een dynamische omgeving

Chris van Oijen, als IT Group Leader betrokken bij het project, over de uitdaging met betrekking tot het netwerk aan leveranciers: “Als Vanderlande een oplossing levert, gaat het om hele ingewikkelde fabricages. De instructies en orders die wij bij leveranciers neerleggen bevatten grote documenten, terwijl het heel nauw luistert, er mag geen foutje inzitten. Voorheen ontvingen leveranciers via e-mail bestanden met daarin orderinformatie, zoals bijvoorbeeld tekeningen. Het werkt natuurlijk veel efficiënter als zij toegang krijgen tot een dynamische omgeving waar zij actuele opdrachten in kunnen zien. In eerste instantie hebben we geprobeerd dit in ons bestaande ERP-systeem onder te brengen, maar dat leverde veel technische problemen op met performance, stabiliteit en het aanleveren van grote bestanden.”

Vanderlande Material Handling

Wat waren de doelstellingen?

De vele leveranciers van Vanderlande eenduidig, actueel en betrouwbaar inzicht geven in de orders

De honderden leveranciers van Vanderlande moeten voortaan in een eenduidige en eenvoudig te gebruiken projectomgeving de actuele orders in kunnen zien.

Handmatige handelingen in het opstellen en aanleveren van orders terugdringen

Deze manier van werken moet tot gevolg hebben dat procurementmedewerkers minder handmatige arbeid moeten leveren bij het aanmaken van orders, zodat er tijd en geld bespaard wordt en de foutgevoeligheid in de complexe orders sterk beperkt wordt.

Microsoft SharePoint en de keuze voor CTB xRM

Er was dus behoefte aan een nieuwe oplossing voor deze uitdaging. Die vond Vanderlande in Microsoft SharePoint. Chris van Oijen: “Wij werken met Office 365, wat de keuze voor SharePoint een logische vervolgstap maakte. SharePoint integreert daar goed mee en de gebruikers ervaren het als bekend en gemakkelijk te gebruiken. Ook onze leveranciers zijn vaak bekend met een Office-omgeving.

Kleine dienstverleners zijn vaak flexibel en CTB xRM voldeed helemaal aan die verwachting.

De keuze voor SharePoint lag dus voor de hand, maar de vraag bleef nog welke partij dit bij Vanderlande zou gaan implementeren. Chris van Oijen: “CTB xRM is een Microsoftpartner met een focus op bedrijven in de techniek en bouw. Zij kwamen afgelopen jaar het benchmarkrapport: “Projectinformatie in optima forma” voor bouw- en techniekbedrijven bij ons toelichten. Dat was het startpunt van de samenwerking.

De branchefocus bij CTB xRM zorgt ervoor dat zij onze uitdagingen kennen en onze specifieke behoeften begrijpen. Bovendien bieden zij branchespecifieke oplossingen die daar bij aansluiten. Andere partijen zouden daar maatwerk voor moeten leveren, wat hoge kosten met zich meebrengt. Daarnaast is CTB xRM een relatief kleine partij. Kleine dienstverleners zijn vaak flexibel en CTB xRM voldeed helemaal aan die verwachting.

De implementatie

Waarin uit die flexibiliteit van een relatief kleine leverancier zich? In het geval van het project bij Vanderlande is maatwerk, dat toch nodig was, een goed voorbeeld. Chris van Oijen: “Wij gebruiken een module van CTB xRM die onze interne middleware koppelt aan Sharepoint Online. Bij de livegang besloten we alle opdrachten van het afgelopen jaar ineens in het systeem te uploaden, wat een extreme workload gaf. De SharePoint-module had het zwaar met de bestandsgrootte van bepaalde orders. Nadat we dit bij CTB xRM meldden hebben ze dit binnen een week opgelost.”

Dit voorbeeld is illustratief voor de flexibele houding van CTB xRM. Chris van Oijen: “Dit project was behapbaar. Het projectteam, dat bestond uit consultants van CTB xRM en medewerkers van Vanderlande, heeft het in drie maanden afgerond. De aanpak was eigenlijk informeel maar toch efficiënt, het was niet nodig om een projectleider aan te wijzen. Met uitzondering van het genoemde voorbeeld was verder maatwerk niet nodig. CTB xRM liet in onze samenwerking zien dat ze mee gaan met de ontwikkelingen die Microsoft voor ogen heeft. De integratie met Office 365 past bij onze cloudstrategie, maar ook op andere terreinen zijn zij vooruitstrevend. Van die proactieve houding plukken wij als opdrachtgever de vruchten.”

SharePoint was voor Vanderlande een logische keus

Werken met het leveranciersportaal

Na een project van drie maanden kunnen de procurementmedewerkers en leveranciers van Vanderlande nu dus al enige tijd gebruik maken van het nieuwe portaal. Dit gebeurt op dit moment al dagelijks. Chris van Oijen: “De feedback die wij van onze medewerkers krijgen is positief. Zij zijn minder tijd kwijt aan handmatige acties en administratie. De leveranciers zijn ook blij. Zij kunnen de benodigde info op elk gewenst moment ophalen en inzien en weten bovendien zeker dat ze met de meest actuele versie van een order werken. Maar zij zijn niet de enigen die voordeel hebben van dit positieve resultaat. De ICT-afdeling heeft ook aangetoond dat informatie veilig en betrouwbaar extern gedeeld kan worden. Dit heeft deuren voor ons geopend.”

Over Vanderlande

Vanderlande is wereldwijd marktleider in bagagesystemen op luchthavens en sorteersystemen voor pakket- en postdiensten. Bovendien is de onderneming een toonaangevende leverancier in magazijnautomatisering.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn