Nieuwe productiviteit

Organisaties in de techniek, bouw en offshore die tevreden zijn met het rendement dat zij uit hun projecten halen, besteden in het algemeen meer aandacht aan alle afzonderlijke aspecten die het rendement kunnen verbeteren. Zij hebben hun (interne) samenwerking en kennisdeling op orde, managen hun projectinformatie goed; en werken met generieke projectportalen en uniforme werkprocessen. Het loont zich om te focussen op het verbeteren van werkprocessen en het productiever laten werken van medewerkers. De kosten gaan hierbij voor de baten uit, maar de investering verdient zich op termijn terug.  

Best-in-class bedrijven en projectrendement

Technische bedrijven die goed scoren op projectrendement steken energie in het optimaliseren van informatiestromen en de inzet van ICT-hulpmiddelen. De best-in-class bedrijven werken vanuit één centrale locatie voor het beheren van alle informatie en documentatie rondom een project. Gegevens zijn afgeschermd op basis van relevantie en vertrouwelijkheid voor zowel collega’s, als voor externen zoals opdrachtgevers en partners. Deze bedrijven werken consequent volgens vastgestelde processen vanuit het oogpunt van projectmanagement en/of kwaliteit. Er worden veel minder fouten gemaakt. En als dit onverhoopt wel gebeurt, dan wordt er snel een optimalisatie uitgevoerd om de fout te voorkomen in de toekomst. Dat is grip op projecten.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Achterstand op het gebied van informatiemanagement

Projectinformatie zwerft binnen veel bedrijven en is door medewerkers moeilijk terug te vinden. Eén op drie bedrijven in de sectoren techniek, bouw en offshore heeft een achterstand in halen op het gebied van informatiemanagement. Documenten staan op netwerkschijven of zijn te vinden in e-mailboxen van collega’s, opdrachtgevers en partners. Heeft iedereen de juiste en laatste versie van een document? Waar worden belangrijke afspraken, die regelmatig in e-mails worden gemaakt, vastgelegd zodat eenieder deze kan terugvinden? En niet alleen nu, maar ook over vijf of tien jaar? Daar liggen uitdagingen.

Alles over nieuwe productiviteit in je inbox?

Een archief staat vandaag de dag niet in een kast

Door schaalvergroting, consortia, ketensamenwerking en groei wordt het veld waarin projectorganisaties opereren steeds lastiger te overzien. Daar komt de huidige digitalisering nog bij. Door nieuwe technologische mogelijkheden worden steeds meer processen geautomatiseerd en voeren digitale documentstromen de boventoon. Het gemiddelde archief staat vandaag de dag niet in een kast, maar wordt digitaal opgeslagen en bijgehouden. Hierdoor werken veel organisaties efficiënter dan ooit en houden ze grip op hun projecten.

Complexiteit van de projecten

Maar het is niet eenvoudig om document- en informatiestromen te reguleren en op efficiënte wijze in te richten. Veel bedrijven hebben dan ook nog geen tooling in de arm genomen of maken slechts beperkt gebruik van de mogelijkheden. De terughoudendheid van bedrijven in de techniek, bouw en offshore is te verklaren door de complexiteit van de projecten waarin zij werken en de moeilijkheden die dit geeft om een structuur op te zetten in een softwareoplossing. Maar juist vanwege die complexiteit kan document managementsoftware en een bijbehorende aanpak ontzettend veel opleveren.

Persoonlijke productiviteit in bedrijf 

Structuur aanbrengen is belangrijk, maar vergeet niet de persoonlijke productiviteit van medewerkers te verhogen. Geef medewerkers de mogelijkheid om kennisdeling en samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Om anders te gaan werken. Een hoger niveau betekent slimmer samenwerken vanaf één centrale omgeving met alle documenten, teamleden en relevante projectinformatie altijd beschikbaar op elk apparaat. En dat geheel in de context van de value chain van uw bedrijf. In elke schakel van deze waardeketen is er namelijk de behoefte om kennis te delen en samen te werken. 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gratis eBook

Document Management in de techniek, bouw en offshore

Uit onderzoek blijkt dat veel organisaties in de techniek, bouw en offshore op het gebied van informatie- en document management sterk geïnnoveerd hebben. Bij andere ondernemingen heeft de tijd op dit gebied stilgestaan. Waarom is dat en wat zijn de gevolgen? Download dit gratis eBook en lees meer over smart document management in jouw branche.

Facts & figures, best practices, de voorwaarden en vijf vereisten voor smart document management.