Interne processen op orde

Het is een nieuwe werkdag en een projectleider neemt op zijn sociale intranet het laatste bedrijfsnieuws door. Hij klikt daarna direct door naar de klantdossiers waar hij bij betrokken is. Daar vindt hij onder meer de lopende contracten en de eventuele service calls die openstaan. Ook ziet hij aan welke tenders gewerkt wordt bij deze klant of welke projecten in het verleden zijn uitgevoerd. Daarnaast vindt hij hier de directe link naar de betrokken collega’s waarmee hij het volgende project gaat opstarten. Skype laat zien welke collega’s beschikbaar zijn en hij start in één klik een chat op voor een kort overleg.

Een nieuwe manier van werken

De meeste projectmatig werkende bedrijven willen kennisdeling naar een hoger niveau brengen. Ze willen slimmer samenwerken bevorderen en op één centrale plek alle documenten, teamleden en relevante informatie altijd beschikbaar hebben op elk apparaat. Medewerkers en teamleden willen direct contact leggen met collega’s voor een online vergadering, een chat, samenwerken aan een document of deelnemen aan een ‘sociaal’ gesprek. Zowel in het primaire proces van projectacquisitie, -realisatie en -beheer als in de ondersteunende bedrijfsprocessen zoals bijvoorbeeld inkoop, QESH, financieel en HRM, is er behoefte om kennis te delen en samen te werken.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Traditionele manier van werken 

Vanaf de opkomst van MS-DOS in 1981 en later Windows 3.11 in 1992 zijn de principes van mappen, bestanden en netwerkschijven ons met de paplepel ingegoten. Tot vandaag de dag geldt voor veel bedrijven en medewerkers dat dit dé manier is om hun documenten te beheren. Het terugvinden van het juiste projectdocument met de juiste versie wordt er hierdoor niet gemakkelijker op. Met alle gevolgen van dien. Herkenbaar?

Kennisdelen en samenwerking is ook lastig vanuit deze situatie. Want hoe vind je terug welke collega’s betrokken zijn bij een bepaald project? Hoe deel je belangrijke lessons learned op een wijze dat je collega’s het terug kunnen vinden? En waar bewaak je de inkoopafspraken en termijnen van contracten die je scherp in de gaten houden? Dat gaat helemaal niet met e-mail en een mappenstructuur.

Alles over interne processen op orde in je inbox?

Verandering van werkgedrag en transparantie

Gelukkig is er nieuwe (cloud-)technologie beschikbaar om deze uitdagingen mogelijk te maken. Maar de belangrijkste component is de verandering van werkgedrag. Het aanleren van nieuwe manieren van werken in een wereld die veel transparanter is dan 35 jaar geleden. Er is meer technologie beschikbaar dan de gemiddelde werknemer aankan. Dat vraagt een gedoseerde en doordachte aanpak.

Dit alles is niet alleen noodzakelijk om efficiënter en productiever te werken, maar ook om nieuwe en jonge professionals aan te trekken en te behouden. De nieuwste generaties zijn gewend aan extreem gemak als het gaat om delen van informatie en ervaringen. En communicatie staat in het centrum van hun leven. Bedrijven in de techniek, bouw en offshore moeten hierop inspelen en zichzelf moderniseren.

Proactief werken met relevante informatie 

In de nabije toekomst zal software steeds intelligenter worden. Proactieve suggesties van relevante informatie, projecten of collega’s, is hetgeen waar medewerkers in de toekomst meer en meer op kunnen leunen. Het vinden van informatie wordt hierdoor veel eenvoudiger, maar het legt vooral ook verbanden bloot die voorheen niet zichtbaar waren. Denk hierbij aan twee interne projecten in verschillende landen met hetzelfde doel. Om daarvan te profiteren is een goede ingebruikname van bijvoorbeeld Office 365 wel een voorwaarde. Apps als ‘Delve’ doen de rest 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gratis trendrapport

Ondernemen in het teken van transitie

Alstublieft, een trendrapport naar aanleiding van benchmarkonderzoek: Ondernemen in het teken van transitie. Alle ruim 140 deelnemers ervaren dat er een transitie gaande is en geven aan dat geen enkel bedrijf in de bouw, techniek en offshore aan verandering ontkomt.

Uitgevoerd onder 450 marktbepalende organisaties in de techniek, bouw en offshore.