Quick and Dirty of strategisch denken?

Software kiezen: Quick and Dirty of strategisch denken? (4/6)

Door Erik Koekoek
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Weet u nog wat voor u en uw organisatie de beste keuzes zijn op het gebied van automatisering? De wereld verandert continu en de IT-trends en ontwikkelingen zijn moeilijk te volgen. Zeker als u de focus wilt houden op de continuïteit van uw bedrijf. IT-leveranciers presenteren vol trots de ene na de andere fantastische softwaretool waar u niet zonder lijkt te kunnen. Maar korte tijd later blijkt deze echter weer achterhaald en moet de focus weer totaal ergens anders liggen. Ik heb zes blogs geschreven met de onderstaande titels. Waarom? Om u bewust te maken van de kansen en valkuilen bij uw softwareselectie. En hopelijk helpt dit u bij het maken van de optimale keuzes voor uw bedrijf. Dit is blog vier.

 

Blog 4: Quick and Dirty of strategisch denken?

De acute behoefte aan nieuwe software is vaak gericht op één of enkele bedrijfsprocessen waar het op dat moment knelt in uw organisatie. Inzicht in de pijplijn, corporate relaties delen, communicatie met verschillende partijen op een project, (project)referenties vinden, et cetera. Een behoefte die eenvoudig ingevuld kan worden met specifieke softwaretools die alleen functionaliteit bieden voor dat specifieke proces. Echter veel IT-dienstverleners bieden software die tegelijkertijd allerlei enigszins gerelateerde processen ondersteunen. En al implementeert u alleen het benodigde deel voor uw knellende proces, de licentieprijs is vaak gebaseerd op het hele pakket. En er moet van alles extra worden ingericht voor dat ene proces werkt.

Denk ook aan de toekomst

Het is vaak verleidelijk om te kiezen voor een kleine nichespeler die een beperkte softwaretool biedt. Het is dikwijls voldoende om het knelpunt weg te nemen tegen minimale kosten en het heeft beperkte impact op de organisatie. De lage kosten schelen aardig in uw portemonnee! Maar wat als het volgende knelpunt in het bedrijfsproces zich aandient en daarna nog één? Hoe moet u al die kleine software eilandjes beheren? En hoe zorgt u voor het totale overzicht? Bedrijfsprocessen hebben vaak een logische link met elkaar en u kunt mensen niet op verschillende plaatsen in totaal verschillende schermen hun input voor de bedrijfsadministratie laten geven.

Doe het in één keer goed en zorg dat medewerkers de software hebben waar ze graag mee werken en die ze ook informatie teruggeeft

Acceptatie is cruciaal

Het vergt een goede aanpak om nieuwe softwaretools geaccepteerd te krijgen binnen de organisatie. Hierbij spelen gebruikersgemak en “what’s in it for us?” een belangrijke rol. Net ingevoerde softwaretools alweer vervangen, of diverse eilandjes naast elkaar proberen te gebruiken, maken dit proces vaak onmogelijk. Hoe krijgt u de medewerkers dan nog mee om de administratie op orde te houden? Om over inzicht in de totale managementinformatie nog maar niet te spreken.

 

Kies uw software strategisch

Als u er van overtuigd bent dat er de komende jaren geen gerelateerde knelpunten in de ondersteuning van het bedrijfsproces binnen uw organisatie zullen opduiken, dan bent u mogelijk spekkoper met een kleine niche-tool. Echter, nieuwe ontwikkelingen binnen het bedrijf blijken maar al te vaak andere en bredere softwareondersteuning te vragen. Eerdere investeringen blijken ineens nutteloos te zijn en u moet alsnog voor software-oplossingen kiezen die ook de nieuwe behoefte van het bedrijfsproces ondersteunen.

Denk dus goed na over de langetermijnstrategie, alvorens een besluit te nemen. Ook al lijkt het soms zo simpel en klein. Doe het in één keer goed en zorg dat medewerkers de software hebben waar ze graag mee werken en die ze ook informatie teruggeeft. We hebben allemaal een hekel aan onnodig geld uitgeven, maar geld weggooien is nog veel erger. Mijn volgende blog verschijnt snel. Daarin sta ik stil bij de vraag: waarom zou je de hulp van een expert moeten inschakelen?

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gratis trendrapport

Ondernemen in het teken van transitie

Alstublieft, een trendrapport naar aanleiding van benchmarkonderzoek: Ondernemen in het teken van transitie. Alle ruim 140 deelnemers ervaren dat er een transitie gaande is en geven aan dat geen enkel bedrijf in de bouw, techniek en offshore aan verandering ontkomt.

Uitgevoerd onder 450 marktbepalende organisaties in de techniek, bouw en offshore.