“SharePoint gebruikers uit alle Business Lines waren betrokken”

SharePoint gebruikers uit alle Business Lines waren betrokken

CTB xRM plaatst regelmatig weblogs van klanten en partners. Dit keer hebben wij Reinier Bosman van Alewijnse bereid gevonden om meer te vertellen over het optimaliseren van het informatie- en documentmanagement proces met Microsoft SharePoint en CTB ProjectPortaal. Veel leesplezier!

Door Reinier Bosman
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Reinier Bosman begint: “Alewijnse is een Nederlands familiebedrijf met 1300 medewerkers en richt zich op (elektro)technische dienstverlening in onder andere de maritieme sector, industrie, technisch beheer en retail. Met vestigingen in onder anderen Brazilië, China, Denemarken en Roemenië, is Alewijnse wereldwijd actief en worden er steeds meer activiteiten over grenzen heen uitgevoerd. Het delen van informatie wordt hierdoor steeds belangrijker en autorisatie wordt steeds complexer.”

“Voorheen werden onze documenten via een folderstructuur op een netwerkschijf opgeslagen.” Vervolgt Reinier. “Dat werkte jarenlang prima, maar meer en meer kreeg Alewijnse vragen van medewerkers over onze manier van documentbeheer en informatiemanagement. Werk ik wel met de laatste versie van het document? Waar staat die laatste versie? Is dit document opgestuurd? Is die offerte al binnen? Waarom krijg ik zoveel e-mail? Waarom duurt het zo lang om een document te vinden? Wat is er gewijzigd? Heb ik die informatie net niet ook al ergens anders ingevuld?”

Meer grip op onze projecten

“Om meer grip te krijgen op onze projecten en om ons informatiemanagement op een hoger niveau te tillen heeft Alewijnse in 2010 besloten om een intern project op te starten”, vervolgt Reinier. “Hiervoor hebben we voor onszelf eerst een business case gedefinieerd waarin we onze belangrijkste doelstellingen hebben vastgelegd. Die doelstellingen zijn:

  • Efficiënte en (rol)gerichte toegang tot documenten.
  • Effectievere samenwerking tussen Business Units in een project.
  • Optimalisatie van informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en partners.
  • Eenvoudige toegang tot project gerelateerde informatie.
  • Efficiënte afhandeling van ondersteunde (project)processen.
  • Ondersteuning aan vertrouwelijkheid, beschikbaarheid, tijdigheid en controleerbaarheid van verwerking en/of wijziging.”

Het creëren van draagvlak

Reinier: “Na onderzoek zijn we uitgekomen bij CTB ProjectPortaal, een branchespecifieke SharePoint-oplossing dat nu is opgenomen in CTB productsuite: Provisioning voor Office 365. Na deze op een testomgeving te hebben geïnstalleerd, zijn we met een aantal vertegenwoordigers uit de verschillende Business Lines van Alewijnse gaan testen. Dit hebben we gedaan om een zo groot mogelijk draagvlak binnen de organisatie te krijgen. Tijdens deze eerste testen zijn we tegen een aantal voor ons belangrijke problemen aangelopen, namelijk: de performance of snelheid van de applicatie en tweetaligheid. Met name in de maritieme tak van Alewijnse is het noodzakelijk om een Engelstalige projectsite te hebben.”

Naast de bekende “koud-water-vrees” zien we nu nog steeds dat gebruikers het lastig vinden om oude gewoontes los te laten

Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

Gratis eBook

Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

De economie trekt aan en dat is direct terug te zien in de cijfers van bedrijven in de techniek en bouw. Maar er liggen enkele obstakels op de weg, waardoor bedrijven niet volledig profiteren van de kansen die zich aandienen.

Lees meer over faalkosten reduceren met Office 365 oplossingen.

Angst overwinnen om te delen via SharePoint

“Na deze eerste verkenning van SharePoint en het CTB ProjectPortaal hebben we bewust gewacht op SharePoint 2010. Toen deze was vrijgegeven zijn we met een aantal pilotprojecten gestart. Bij deze projecten kwamen de meeste geformuleerde doelstellingen prima tot uiting. Het belangrijkste, wat we tijdens de pilot geleerd hebben, is dat we de strakke inrichting moesten loslaten. Ieder project vraagt om zijn eigen inrichting. Daarom hebben we na de pilot besloten het template aan te passen, waarbij de projectleider de mogelijkheid heeft om naar eigen inzicht een deel van de projectsite in SharePoint aan te passen.”

“Een ander punt, wat naar voren kwam tijdens de pilot, was dat de gebruikers op een andere manier moesten gaan denken bij het zoeken naar documenten. Ook moest een bepaalde angst overwonnen worden door de SharePoint gebruikers, voordat zij het aandurfden om documenten te gaan delen met externe partijen zoals opdrachtgevers, leveranciers en of bouwpartners.”

Nog sneller en slimmer zoeken

“Op dit moment lopen er verschillende projecten binnen de diverse Business Lines van Alewijnse waarbij er gebruik wordt gemaakt van het CTB ProjectPortaal. De gebruikers zijn tevreden, maar geven ook aan dat er verbeterpunten zijn en nieuwe wensen. Het nog sneller en het nog slimmer zoeken naar documenten is iets wat we uit de gebruikersgroep horen. Ook het genereren van nieuwe documenten op basis van templates, waarbij de documenten automatisch gevuld worden met projectinformatie, is een grote wens. Daarnaast horen we van onze gebruikers veelvuldig de behoefte dat ze eenvoudig willen zien wie welke versie van een document wanneer ontvangen heeft. In overleg met CTB xRM gaan we kijken hoe we dit kunnen verbeteren.”

Lessons Learned

Reinier tot slot: “Ik ben blij dat we gebruikers uit alle Business Lines van Alewijnse hebben betrokken bij de voorbereiding en implementatie. Het creëren van draagvlak is essentieel bij het invoeren van nieuwe software. Als medewerkers de software niet gaan gebruiken, is de investering in tijd en geld voor niets geweest. Het interessante was en is het veranderproces. Naast de bekende “koud-water-vrees” in het begin met betrekking tot het delen van informatie, zien we nu nog dat gebruikers het lastig vinden om oude gewoontes los te laten. Ze blijven bijvoorbeeld nog hun Excel actie-issuelijsten gebruiken, terwijl ze ook de issueregistratie op het SharePoint portaal kunnen gebruiken. Er is dus nog voldoende ruimte voor verbetering.”

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn