& procent van documenten wordt nooit meer gevonden

Ruim 7% van bedrijfsdocumenten wordt nooit meer gevonden

Door Bas Bergsma
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Bijna één op de drie bedrijven (35%) in de sectoren bouw, techniek en offshore deelt documentatie en projectinformatie niet met behulp van een document management systeem (DMS). Deze bedrijven kiezen nog altijd voor e-mail als instrument om projectinformatie en documenten te delen en omarmen daarmee de nadelige gevolgen van het ontbreken van een DMS.

Het ontbreken van een strategie en een softwareoplossing voor smart document management leidt tot hogere zoekkosten, omdat medewerkers meer tijd besteden aan het zoeken en terugvinden van informatie. In indirecte zin leidt dit tot hogere faalkosten, doordat in een vergevorderd stadium van projecten blijkt dat informatie ontbreekt of onjuist is. Het is lastig om op bedrijfsniveau in te schatten hoe hoog de hieraan verbonden kosten precies zijn. De oorzaken en gevolgen van gebrekkig documentbeheer en tips om dit op de juiste manier in te richten, worden behandeld in het eBook: Document management in de bouw, techniek en offshore.

Terugvinden van informatie

De belangrijkste redenen die technische bedrijven hebben om met een document management systeem te werken, zijn het verbeteren van vindbaarheid van informatie (19%), het centraliseren van informatie (18%), het structureren van versiebeheer (14%) en het verbeteren van samenwerking (10%). Dat de terugvindbaarheid van informatie belangrijk is, mag geen verrassing zijn. Amerikaans onderzoek heeft laten zien dat de kosten van het zoeken naar documenten beginnen bij €15,- en oplopen tot zelfs €180,- per document. Ruim 7 procent van alle documenten verdwijnt uiteindelijk definitief van de radar.

De oorzaak zit hem in bewustzijn: organisaties zijn onvoldoende op de hoogte van de achterstand die zij oplopen door gebrekkig documentbeheer

Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM: “We constateren dat bedrijven in de bouw, techniek en offshore de noodzaak van smart document management veelal niet inzien, of er weinig prioriteit aan geven. Deze sectoren lopen hierin gewoon achter de feiten aan. Dat heeft niets te maken met een gebrek aan verandervermogen of capaciteit. De oorzaak zit hem in bewustzijn: organisaties zijn onvoldoende op de hoogte van de achterstand die zij oplopen door gebrekkig documentbeheer. De kosten zijn lastig te meten en liggen dus meestal in het verborgene, maar dat betekent niet dat ze er niet zijn.”

 

eBook over smart document management

Meer informatie over smart document management, de do’s en don’ts, vijf vereisten en het resultaat zijn te vinden in het eBook: ‘Document management in de bouw, techniek en offshore’, dat waardevol is voor alle projectmatig werkende bedrijven in de gehele bouw- en technische sector. Het eBook is hieronder gratis te downloaden.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gratis eBook

Document Management in de techniek, bouw en offshore

Uit onderzoek blijkt dat veel organisaties in de techniek, bouw en offshore op het gebied van informatie- en document management sterk geïnnoveerd hebben. Bij andere ondernemingen heeft de tijd op dit gebied stil gestaan. Waarom is dat en wat zijn de gevolgen? Download dit gratis eBook en lees meer over smart document management in uw branche.

Facts & figures, best practices, de voorwaarden en vijf vereisten voor smart document management.