Productivity for Office 365

Een branchespecifieke cloud-oplossing van CTB op basis van Office 365

Productivity for Office 365 is een ready-to-use brancheoplossing van CTB specifiek voor bedrijven in de techniek, bouw en offshore. Het biedt bedrijven direct de mogelijkheid om kennisdeling en samenwerking naar een hoger niveau te tillen.

Projectleden werken slimmer samen vanaf één centrale omgeving met alle documenten, teamleden en relevante informatie altijd beschikbaar op elk apparaat.

Productivity for Office 365 is een verrijking van standaard Office 365 en helpt medewerkers om nog efficiënter en productiever te zijn bij dagelijkse repeterende werkzaamheden.

Wij krijgen vaak de volgende vragen:

  • Waarom bevatten onze bibliotheken veel documenten zonder metadata?
  • Waar staat de laatste versie van een documentsjabloon?
  • Welke versie van welk document is aan welke contactpersoon verstuurd?
  • Hoe krijgen we belangrijke e-mails en bijlages eenvoudig uit e-mailboxen in Office 365?

Door het aanvullen en vereenvoudigen van standaardfunctionaliteit van Office 365 geeft Productivity for Office 365 antwoord op deze vragen. Productivity for Office 365 wordt gehost, geüpdatet en onderhouden in de veilige Azure cloud van Microsoft.

Belangrijkste kenmerken

Bevorder vindbaarheid

Om te zorgen dat documenten eenvoudig worden teruggevonden, is het belangrijk om documenten op een logische manier op te slaan. Met Productivity for Office 365 wordt het veel eenvoudiger om documenten op een gestructureerde manier op te slaan, of dit nu is vanuit Outlook of de browser.

Om te zorgen dat documenten goed georganiseerd worden opgeslagen, is metadata de perfecte oplossing. Geen gedoe meer met een ingewikkelde mappenstructuur, maar bestanden terugvinden door te filteren op kenmerken als eigenaar, versie, type document, klant, enzovoort. Aangevuld met de krachtige zoekfunctie van SharePoint.

Belangrijke toevoegingen door middel van Productivity for Office 365:

  • Eenvoudig metadata toekennen aan meerdere documenten tegelijk;
  • Outlook plugin op e-mails en bijlagen op te slaan op een SharePoint site;
  • Metadata toevoegen aan documenten via Outlook.

Tijdwinst met sjablonen

Documentsjablonen zijn ideaal om standaardisatie en tijdwinst te behalen in uw organisatie. Met een druk op de knop kunnen medewerkers een veelvoorkomend document aanmaken op basis van bestaande informatie. Productivity for Office 365 breidt template management uit met veel gevraagde functionaliteiten, zoals:

  • Gestructureerde opslag en beheer van document sjablonen;
  • Document sjablonen beschikbaar stellen op basis van context van de gebruiker;
  • Eenvoudig zoeken naar document sjablonen;
  • Gebruik van contextuele inhoud en metadata in document sjablonen.

Eenvoudiger samenwerken 

Samenwerking bevorderen is één van de belangrijkste doelen van Office 365. Waar je ook bent, toegang krijgen tot de documenten die nodig zijn. Als team tegelijk aan hetzelfde document werken, verschillende versies beheren en het delen van documenten met mensen buiten de werkgroep zijn hierin essentiële functies.

Standaard biedt Office 365 veel van deze tools, maar Productivity for Office 365 vult dit aan met veelvoorkomende wensen in de bouw en techniek. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Verzenden of kopiëren van links van meerdere documenten tegelijk;
  • Meerdere documenten inpakken als ZIP bestand en verzenden;
  • Deel één link naar een verzameling documenten;
  • Verzend een specifieke versie van een document;
  • Krijg inzicht in welke documenten met wie zijn gedeeld.
Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

Gratis eBook

Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

De economie trekt aan en dat is direct terug te zien in de cijfers van bedrijven in de techniek en bouw. Maar er liggen enkele obstakels op de weg, waardoor bedrijven niet volledig profiteren van de kansen die zich aandienen.

Lees meer over faalkosten reduceren met Office 365 oplossingen.