Office 365, het schaap met 5 poten

Office 365, het schaap met 5 poten?

Door Yuri Ramdhani
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Het terugdringen van faalkosten en het beter beheersen van project- en bedrijfsrisico’s zijn belangrijke doelen voor bedrijven in de sectoren techniek, bouw en offshore Het organiseren van informatiestromen rondom projecten heeft hier een grote invloed op. Ik spreek dagelijks met projectorganisaties en daar hoor ik een aantal overeenkomstige behoeftes. Een andere gemene deler is dat deze organisaties op enig moment bijna allemaal Office 365 overwegen of Office 365 al in huis hebben, maar er onvoldoende mee doen om als bedrijf echt productief te zijn. Ik wil in dit blog stilstaan bij de behoeftes van deze bedrijven en het feit dat SharePoint zo vaak naar voren komt als mogelijk Document Management Systeem.

Wat willen projectorganisaties?

1. Centraliseren van informatie

Projectorganisaties willen alle projectgerelateerde informatie centraliseren op één ‘intelligente’ centrale plaats. Vaak komen wij de volgende situaties tegen:

  • Een (explosieve) wildgroei aan informatie;
  • Er wordt nog gewerkt met netwerk- of afdelingsschijven;
  • Er is beperkt toegankelijkheid voor de buitenwereld;
  • Er worden documenten uitgewisseld via de e-mail;
  • Er is nauwelijks of geen versiebeheer;
  • Er zijn geen werkprocessen zoals het goedkeuren van documenten;
  • En meer …

2. Ketensamenwerking en informatie delen

Overduidelijk is de behoefte aan meer samenwerken en het delen van informatie met externe partners. Voorkomen moet worden dat medewerkers informatie gaan delen via externe systemen zoals Dropbox, Google Drive of WeTransfer. Je data is niet veilig als er op deze manier gewerkt wordt en het is ook nog eens op twee plaatsen aanwezig. Projectorganisaties willen een deel van hun interne projectdossiers gecontroleerd kunnen delen met partners.

SharePoint in Office 365 is de alleskunner voor projectmatig werkende organisaties

Gratis eBook

Document Management in de techniek, bouw en offshore

Uit onderzoek blijkt dat veel organisaties in de techniek, bouw en offshore op het gebied van informatie- en document management sterk geïnnoveerd hebben. Bij andere ondernemingen heeft de tijd op dit gebied stil gestaan. Waarom is dat en wat zijn de gevolgen? Download dit gratis eBook en lees meer over smart document management in uw branche.

Facts & figures, best practices, de voorwaarden en vijf vereisten voor smart document management.

3. Gebruiksgemak

Ingewikkelde Document Management Systemen slaan steeds minder aan. Het belang van gebruiksgemak is de afgelopen jaren verder toegenomen aangezien we meer gewend raken aan de eenvoudige en intuïtieve bediening van de smartphone en tablet. Deze ontwikkeling zet zich in een hoog tempo voort en is heel bepalend voor de adoptie van een Document Management Systeem door gebruikers.

4. Terugvinden van informatie

Het snel kunnen terugvinden van informatie is een andere veelgehoorde behoefte. Veel mensen kijken niet meer raar op als er soms wel 5 tot 10 minuten gezocht moet worden naar het juiste document of de juiste e-mail met de gemaakte afspraken. De potentiële tijdsbesparing voor medewerkers en organisaties, door gegevens centraal en op uniforme wijze op te slaan, is aanzienlijk.

Grip en controle op projectgegeven

Als je in de markt op zoek gaat naar potentiële documentbeheeroplossingen, dan zijn er diverse mogelijkheden. SharePoint is, als onderdeel van de Office 365 suite, het gekozen platform voor middelgrote- en grote organisaties. Naast de inzet van SharePoint als intranet, kennisnet of als portaal, speelt het uitstekend in op de eerder genoemde behoeftes.

Op SharePoint kan je projectsites en teams creëren aan de hand van een, van te voren centraal vastgestelde, structuur. Zo krijg je de uniformiteit waarin alle projectleden de weg weten. Ook collega’s van een ander bedrijfsonderdeel kunnen sneller betrokken worden. Vervolgens kan een deel van de projectsites opengesteld worden voor externe partners. De externe partners kunnen daar projectgegevens inzien en documenten downloaden en uploaden. Zo houd je zelf controle en grip op je projectinformatie en maak je een enorme efficiëntieslag door bijvoorbeeld tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken. Het gebruiksgemak van Office 365 wordt steeds verder verbeterd door Microsoft en worden er flinke stappen voorwaarts gezet. De zoekfuncties en het proactief aanbieden van relevante informatie wordt steeds beter.

Het schaap met 5 poten?

Is SharePoint in Office 365 het schaap met 5 poten? Wat mij betreft kan je gerust stellen dat het de alleskunner is voor projectmatig werkende organisaties. Maar om een schaap met 5 poten goed te laten lopen is wel wat handigheid vereist. Zo moet je ervoor zorgen dat je ook honderden of zelfs duizenden projectsites gestructureerd kan beheren en het overzicht behoudt op wie bij welke informatie kan. Ook moet je ICT-afdeling niet overspoeld worden met allerlei aanvragen vanuit de business.

En er is meer. Een nieuwe werkwijze is niet zomaar geïmplementeerd, voldoende aandacht voor onder meer het veranderingsmanagement is noodzakelijk. In mijn volgende blog zal ik enkele ervaringen delen die projectorganisaties kunnen helpen bij de inzet van SharePoint en andere Office 365 onderdelen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn