Microsoft SharePoint 2013, het schaap met 5 poten?

Microsoft SharePoint 2013, het schaap met 5 poten?

Door Yuri Ramdhani
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Het terugdringen van faalkosten en het beter beheersen van hun project- en bedrijfsrisico’s zijn belangrijke doelen voor projectmatig werkende organisaties. Het organiseren van informatiestromen rondom projecten heeft hier een grote invloed op. Ik spreek dagelijks met middelgrote- en grote projectorganisaties en daar hoor ik een aantal overeenkomstige behoeftes.

Een andere gemene deler is dat deze organisaties op enig moment bijna allemaal Microsoft SharePoint overwegen. Ik wil in dit blog stilstaan bij de behoeftes van deze bedrijven en het feit dat SharePoint zo vaak naar voren komt als mogelijk Document Management Systeem.

 

Wat willen projectorganisaties?

1. Centraliseren van informatie
Projectorganisaties willen alle project gerelateerde informatie centraliseren in één “intelligent” projectdossier. Vaak komen wij de volgende situaties tegen:

  • Een (explosieve) wildgroei aan informatie;
  • Er wordt nog gewerkt met netwerk- of afdelingsschijven;
  • Er is beperkt toegankelijkheid voor de buitenwereld;
  • Er worden documenten uitgewisseld via de e-mail;
  • Er is nauwelijks of geen versiebeheer;
  • Er zijn geen werkprocessen zoals het goedkeuren van documenten;
  • En meer …

 

SharePoint 2013: de alleskunner voor projectmatig werkende organisaties

2. Ketensamenwerking en informatie delen

Overduidelijk is de behoefte aan meer samenwerken en het delen van informatie met externe partners. Voorkomen moet worden dat medewerkers informatie gaan delen via externe systemen zoals Dropbox, Google Drive of WeTransfer. Je data is niet veilig als er op deze manier gewerkt wordt en het is ook nog eens op twee plaatsen aanwezig. Projectorganisaties willen een deel van hun interne projectdossiers gecontroleerd kunnen delen met partners.

 

3. Gebruiksgemak
Ingewikkelde Document Management Systemen slaan steeds minder aan. Het belang van gebruiksgemak is de afgelopen jaren verder toegenomen aangezien we meer gewend raken aan de eenvoudige en intuïtieve bediening van de smartphone en tablet. Deze ontwikkeling zet zich in een hoog tempo voort en is heel bepalend voor de adoptie van een Document Management Systeem door gebruikers.

 

4. Terugvinden
Het snel kunnen terugvinden van informatie is een andere veelgehoorde behoefte. Veel mensen kijken niet meer raar op als er soms wel 5 tot 10 minuten gezocht moet worden naar het juiste document of de juiste e-mail met de gemaakte afspraken. De potentiële tijdsbesparing voor medewerkers en organisaties, door gegevens centraal en op uniforme wijze op te slaan, is aanzienlijk.

 

Grip en controle op projectgegevens

Als je in de markt op zoek gaat naar potentiële documentbeheeroplossingen, dan zijn er diverse mogelijkheden. Microsoft SharePoint is in toenemende mate het gekozen platform voor middelgrote- en grote organisaties. Naast de inzet van SharePoint als intranet, kennisnet of als portaal, speelt het uitstekend in op de eerder genoemde behoeftes.

Op SharePoint kan je projectdossiers creëren aan de hand van een, van te voren centraal vastgestelde, structuur. Zo krijg je de uniforme structuur waarin alle projectmedewerkers de weg weten. Ook collega’s van een ander bedrijfsonderdeel kunnen sneller betrokken worden. Vervolgens kan een deel van de projectdossiers opengesteld worden voor externe partners. De externe partners kunnen daar gegevens inzien en documenten downloaden en uploaden. Zo houd je zelf controle en grip op je projectgegevens en maak je een enorme efficiency slag door bijvoorbeeld tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken.

Het gebruiksgemak wordt steeds verder verbeterd door Microsoft. Zeker de nieuwste versie SharePoint 2013 maakt flinke stappen voorwaarts. De zoekfunctie van SharePoint 2013 is heel krachtig. Naast het slimmer ordenen van documenten door het toekennen van documentkenmerken, kan je ook met een “Google-achtige” functie alle projectdossiers doorzoeken.

 

Het schaap met 5 poten?

Is Microsoft SharePoint 2013 het schaap met 5 poten? Wat mij betreft kan je gerust stellen dat SharePoint 2013 de alleskunner voor projectmatig werkende organisaties is. Maar om een schaap met 5 poten goed te laten lopen is wel wat handigheid vereist. Zo moet je ervoor zorgen dat je ook honderden of zelfs duizenden projectdossiers gestructureerd kan beheren en het overzicht behoudt op wie bij welke informatie kan. Ook moet je ICT-afdeling niet overspoeld worden met allerlei aanvragen vanuit de business.

En er is meer. Een nieuwe werkwijze is niet zomaar geïmplementeerd, voldoende aandacht voor onder meer het veranderingsmanagement is noodzakelijk. In mijn volgende blog zal ik enkele ervaringen delen die projectorganisaties kunnen helpen bij de inzet van SharePoint.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Google Drive DropBox en WeTransfer

 

 

Meer grip en controle krijgen op projecten