Microsoft maakt met CRM 2016 productiviteitsbelofte waar

Microsoft maakt met Dynamics CRM 2016 productiviteitsbelofte waar (2/2)

Door Roy Meuwissen
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

In mijn blog: Dit is waarom Microsoft veel investeert in CRM en mobiliteit (1/2) schreef ik over de tijd en aandacht die Microsoft investeert in mobiliteit in relatie tot Dynamics CRM 2016. In dit tweede blog wil ik dieper ingaan op productiviteit. Een pijler waar Microsoft steeds verder op in gaat zetten. De focus van Microsoft ligt nog altijd op het integreren van producten. Dit is nodig om de beloftes rondom mobiliteit waar te maken. Hetzelfde geldt voor productiviteit. Microsoft realiseert zich steeds meer dat de scheiding tussen applicaties zo min mogelijk moet zijn en dat het startpunt van werkzaamheden niet uit zou mogen maken voor wat betreft het proces. Dit geldt voor de locatie waar de benodigde documentatie staat en wordt weggeschreven.

 

Het is niet meer van belang waar iets staat

Het verhogen van de productiviteit van CRM-gebruikers komt vooral terug in het zoeken naar, het kunnen openen van en het genereren van documenten. De tijd die nodig is om het gewenste document te vinden, te openen en weer op te slaan is kostbaar en kan sterk teruggedrongen worden. ‘Vroeger’ stonden alle documenten vaak op één en dezelfde locatie. Vaak een netwerkschijf binnen het bedrijf. Met de komst van cloud, CRM online en integratie van systemen is de opslaglocatie vaak minder makkelijk te vinden. Daarentegen is het eigenlijk niet meer van belang waar iets staat, maar dat je het document kunt benaderen vanuit de plek waar je het nodig hebt. Hoe past Microsoft dit principe toe op CRM? Onderstaand een drietal voorbeelden.

 

Waarom naar de cloud

 

1) Documenten genereren vanuit Dynamics CRM

Microsoft legde tot op heden altijd de focus op het overal beschikbaar maken van CRM en CRM-data. Met Dynamics CRM 2016 slaat Microsoft nu ook de weg in van documentgeneratie. En gelukkig maar! Want ook al is Dynamics CRM dankzij mobiele apps, offline toegang en de Outlookkoppeling steeds vaker en op steeds meer plekken beschikbaar, de wens om documenten te genereren zal altijd blijven bestaan. Denk aan het (digitaal) versturen van offertes en facturen of het versturen van nieuwsbrieven of andere correspondentie. Dynamics CRM 2016 maakt het mogelijk om documenten in Word te genereren vanuit CRM. Je kan hierbij gebruik maken van een sjabloon in Word, een sjabloon van je bedrijf of een standaard sjabloon van Microsoft.

 

2) Met Office Delve informatie terugvinden

De integratie tussen Dynamics CRM en Office Delve is al beschikbaar sinds Dynamics CRM 2015, update 1. Dat is echter nog zeer beperkt bekend en het wordt nog zeer beperkt toegepast. Office Delve introduceert een nieuwe manier van het zoeken en vinden van relevante informatie en contacten binnen Office 365 en Dynamics CRM. Snel en eenvoudig. De locatie waar een document is opgeslagen wordt steeds minder interessant.

Delve zorgt ervoor dat je de locatie van het document niet meer hoeft te onthouden. Sterker nog, Delve zorgt ervoor dat je de naam van het document of het type document niet eens hoeft te kennen. En Delve zorgt ervoor dat je optimaal kunt samenwerken met collega’s in relatie tot documenten en indirect weer tot bijvoorbeeld Accounts, Opportunities en Leads in CRM. Simpel gezegd, Office Delve automatiseert zaken die je nu nog handmatig dient te doen:

Niet voor niets krijgt Customer Engagement veel aandacht bij veel bedrijven. Ook bedrijven in de techniek, bouw en offshore zetten hun klantinteractie steeds meer centraal

  • Op basis van jouw rol in CRM (Marketing, Sales, enzovoort) en het record waar je mee bezig bent, presenteert Delve mogelijk interessante documenten. Waar het ook staat en welk type document het ook is;
  • Office Delve zorgt ervoor dat documenten die je opslaat meteen gedeeld worden met collega’s die eenzelfde rol of functie hebben binnen CRM. Het handmatig delen van documenten wordt daarmee overbodig;
  • Het automatisch verzamelen en delen van documenten door Delve, zorgt ervoor dat deze documenten automatisch bij het desbetreffende record in CRM getoond kunnen worden.

 

3) Gezamenlijk opstellen en beheren van notities met Office OneNote

Ook de integratie met Office OneNote is niet nieuw en bestaat al enkele releases. Deze integratie past nu echter perfect bij de eerder genoemde integratie. De integratie met Office OneNote is gericht op het gezamenlijk opstellen en beheren van (uitgebreide) notities. Naast de standaard activiteit ‘Notitie’ in Dynamics CRM biedt OneNote meer. Denk hierbij aan:

  • Het gebruik maken van tekst met opmaak, inclusief tabellen, headers en andere formattering;
  • een koppeling leggen naar Excel;
  • opnames (beeld en/of geluid) maken met behulp van de microfoon en camera van je mobiele apparaat en deze in de notitie opslaan (handig voor het opnemen van gesprekken in plaats van het opstellen van notulen);
  • de OneNote notitieblokken zijn ook zonder CRM te benaderen met behulp van de app op je laptop, tablet of smartphone waarmee je notities voor jezelf makkelijker benaderbaar zijn maar ook weer inzichtelijk zijn voor niet-CRM-gebruikers. Bekijk dit filmpje voor een korte demo.

 

Customer Engagement en Dynamics CRM 2016

Zoals je leest bevat Dynamics CRM 2016 flink wat nieuwe functionaliteiten en verbeteringen van bestaande onderdelen. De kracht van Dynamics CRM 2016 gaat hem steeds meer zitten in de positie van Dynamics CRM tussen al andere Microsoft apps. Hier kunnen bedrijven voordeel uit halen door snel informatie beschikbaar te stellen om de klant goed te bedienen. Niet voor niets krijgt Customer Engagement veel aandacht bij veel bedrijven. Ook bedrijven in de techniek, bouw en offshore zetten hun klantinteractie steeds meer centraal. Welke apps en CRM-oplossing je daarvoor gebruikt en in welke volgorde, is daaraan van ondergeschikt belang. Dichtbij je klanten staan, is wat ertoe doet.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn