Maximale SharePoint adoptie in 7 stappen

Maximale SharePoint adoptie in 7 stappen

Door Yuri Ramdhani
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

De meeste Sharepointprojecten falen”, kopt een artikel in de Automatiseringsgids. Dat is geen beste reclame, maar het is helaas wel de realiteit. Oorzaak? Ik citeer de Automatiseringsgids: “Er is gebrek aan betrokkenheid bij werknemers. Dat is weer het gevolg van de betrokkenheid bij het topmanagement.” En daar slaat de schrijver de spijker mee op de kop. Vaak zijn de gebruikers helemaal niet betrokken en is het een IT-feestje.

Ik zeg het tegen alle bedrijven die SharePoint overwegen: “Eén van de grootste uitdagingen rondom een implementatie van SharePoint (Online) is de adoptie door gebruikers. Onderschat dat niet.” En daar wordt gelukkig goed naar geluisterd. Waar voorheen bedrijven te veel aandacht hadden voor de software, zijn bedrijven zich er steeds meer van bewust dat het adoptieproces volle aandacht verdient. Het omarmen van een nieuwe werkwijze is namelijk niet eenvoudig.

 

Draagvlak, communicatie, focus en training

Hoe je SharePoint ook wilt gaan inzetten, het succes valt of staat met de adoptie. Aan de hand van mijn ervaringen als implementatiepartner, aangevuld met ervaringen van klanten, wil ik in dit blog zeven stappen uiteenzetten die zorgen voor maximale SharePoint adoptie.

 

1. Draagvlak bij directie en management en heldere strategische doelstellingen

Dit is de basis. Waarom doen we dit als bedrijf en wat gaat het ons opleveren? Hoe verhoudt het zich tot andere projecten in het bedrijf en hoe belangrijk is dit project? Heldere doelstellingen zijn belangrijk en dienen uitgedragen te worden. Directies en management geven vaak wel goedkeuring voor de investering in de ontwikkeling van het project, maar geven vervolgens persoonlijk weinig eigen aandacht aan het project. Formuleer als initiatiefnemer een duidelijke boodschap.

2. Communicatie, draag de boodschap uit

Op diverse momenten tijdens het project moet de geformuleerde boodschap uitgedragen worden. Waarom gaan we SharePoint introduceren? Wat heb jij eraan als gebruiker? Wanneer gaat het gebeuren? Wat wordt er van jou verwacht? Enzovoorts. Communiceer niet alleen per e-mail, maar maak ook gebruik van bedrijfsbijeenkomsten of afdelingsvergaderingen. Neem het ook mee tijdens 1-op-1-gesprekken. Dit werkt vooral goed bij mensen die meer moeite hebben met veranderingen.

De initiatiefnemers zijn vaak geneigd om de meeste vraagstukken rondom de inzet van SharePoint bij zichzelf neer te leggen. Bij de gebruikers leven echter hele andere vragen

3. Denk groot, maar start met focus

Een grote valkuil in een SharePointproject is dat een bedrijf te veel functionaliteit in wil bouwen in de eerste versie van het systeem. Veelal is de projectgroep er wel klaar voor, maar de rest van de organisatie nog lang niet. Het is verstandig om je als projectgroep in te houden en stapsgewijs functionaliteit toe te voegen. Aan de hand van succes en de bewezen adoptie kan je verder uitbreiden. Groot denken is belangrijk, maar start met focus.

 

4. Realiseer concrete voordelen voor je gebruikers

Dit is heel belangrijk. Soms kunnen ogenschijnlijke kleine zaken enorm veel tijd besparen voor een eindgebruiker. Houd te allen tijde in je achterhoofd waar je eventueel tijd kan besparen en waar je het leven makkelijker kunt maken voor de eindgebruiker. Zo kan je bijvoorbeeld gebruikers helpen om het delen van documenten met externen eenvoudiger en minder foutgevoelig te maken.

 

5. Maak SharePoint nog aantrekkelijker

Er zijn diverse oplossingen in de markt waarmee SharePoint voor een gebruiker nog aantrekkelijker wordt. Een integratie, bijvoorbeeld, met Microsoft Outlook maakt SharePoint vriendelijker. Gebruikers kunnen hun taken doen vanuit één van de meest gebruikte softwarepakketten. Ook zijn er oplossingen die bijvoorbeeld het werken met groepen documenten eenvoudiger maakt.

 

6. Geef trainingen en maak gebruikersinstructies

Creëer gebruikersinstructies en trainingen die gericht zijn op herkenbare scenario’s uit de praktijk. Een training gebaseerd op de functies van het systeem onthouden mensen niet. Een proces wel. Simpelweg omdat dit onderdeel is van hun werk. Een gebruiker wil dingen weten als: “Hoe start ik een nieuw project? Hoe plaats ik documenten en waar? Hoe deel ik een document met een collega zodat hij het kan reviewen? Hoe deel ik een document met mijn opdrachtgever?”

 

7. Begeleid je gebruikers goed en intensief

Het is voor gebruikers van belang om, na de eerste livegang, een centraal aanspreekpunt te hebben voor vragen. Dat kunnen bijvoorbeeld key-users zijn in je eigen organisatie. Ook kan je virtuele spreekuren organiseren met een SharePointconsultant. Die spreekuren kan je vervolgens opnemen en per vraag in korte filmpjes weer beschikbaar stellen op het online portaal waar gebruikers alle antwoorden kunnen vinden op hun vragen.

 

De software alleen is niet de oplossing

Als laatste wil ik je dit meegeven. De initiatiefnemers, die SharePoint in hun organisatie willen gaan implementeren, zijn vaak geneigd om de meeste vraagstukken en antwoorden rondom de inzet van SharePoint bij zichzelf neer te leggen. Het is echter wijselijk om bij stap één in de denkwereld van de gebruikers te stappen. Daar leven namelijk hele andere vragen. Vragen als: “Waarom doen wij dit project eigenlijk? Wat heb ik eraan? Waar haal ik de tijd vandaan voor deze verandering? Welk voorbeeld geeft de directie en mijn manager? Wat doen mijn collega’s? Kan ik er misschien wel onderuit en waait dit vanzelf weer over?”

De eindgebruiker vanaf het begin betrekken is cruciaal voor het slagen van een SharePointproject. De software alleen is niet de oplossing. Heb je vragen of opmerkingen over mijn blog? Laat gerust een reactie achter of neem contact op.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn