Lean plannen: Van post-it naar digitaal

Lean plannen: Van post-it naar digitaal

Door Hilda Wortman
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Werkvoorbereiders, planners, uitvoerders en andere functiegebieden binnen een projectorganisatie, kennen als geen ander het principe van Lean Bouwen. Het is de uitdaging om alle mogelijke verspillende elementen uit een bouwproces te halen om zo tijd en kosten te besparen en tegelijkertijd toch goede kwaliteit te leveren. Lean plannen, ook wel post-it planning genoemd, is een onderdeel van dit Lean proces. Veel bedrijven in de bouw, techniek en offshore hebben dit inmiddels onder de knie of men is bezig dit stapsgewijs in te voeren. In dit blog wil ik stilstaan bij de post-it planning en hoe bedrijven deze tot leven kunnen brengen in de digitale wereld.

Het is de uitdaging om alle mogelijke verspillende elementen uit een bouwproces te halen om zo tijd en kosten te besparen en tegelijkertijd toch goede kwaliteit te leveren

De traditionele post-it planningen

Op dit moment zijn veel bedrijven bezig met het opzetten van traditionele post-it planningen. Ik noem het expres traditioneel, simpelweg omdat het een handmatig proces is. Alle deelnemers van een project gaan op een bepaald moment bij elkaar zitten om verschillende kleuren post-its per discipline op een groot overzicht te plakken. De bedoeling is om met alle projectbetrokkenen een planning te creëren waarvan de opleverdatum zo snel mogelijk is. De onderlinge communicatie is tijdens deze eerste meeting een heel belangrijke factor. De deelnemers leren elkaar namelijk beter kennen en er ontstaat een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel voor het project.

Een handmatige planning in een digitale wereld

Maar wat gebeurt er na zo’n belangrijke meeting? Dat is voor veel bedrijven verschillend. Meestal wordt de post-it planning meegenomen en opgehangen in de bouwkeet. Of wordt de planning in Excel overgenomen en op een bepaalde manier intern gecommuniceerd. Maar hoe ga je dan om met tussentijdse aanpassingen of verspreiding van nieuwe informatie per projectdeelnemer? Dat wordt lastig met een handmatige planning in een digitale wereld. Onlangs hebben wij een benchmarkonderzoek uitgevoerd onder bedrijven in de bouw, techniek en offshore. Op de vraag: ‘Welke van de volgende uitdagingen staan op uw agenda voor 2015?’, gaven de 134 respondenten de volgende antwoorden:

  1. Uniformeren en standaardiseren van werkprocessen (55%)
  2. Verbeteren van de interne samenwerking (54%)
  3. Verbeteren van rapportagemogelijkheden (52%)
  4. Structureren van communicatie- en informatiestromen (46%)
  5. Reduceren van faalkosten (43%)
  6. Bevorderen van ketensamenwerking (42%)
  7. Risicobeheersing (39%)
  8. Centraliseren van softwareoplossingen (28%)
  9. Inzichtelijk maken van kosten en resources (18%)
  10. Alle bovenstaande uitdagingen 15%)

Overnemen planning door standaard sjabloon

Als dit ook de uitdagingen voor jouw organisatie zijn, dan adviseer ik je om de mogelijkheden te bekijken om Lean planning te gaan digitaliseren. Met een goede digitale planning kunnen direct voordelen behaald worden, gelieerd aan de bovenstaande aandachtspunten. Informatie en kennis kan beter gedeeld worden, wat ten goede komt van de interne samenwerking, of je kan kosten en resources koppelen aan een projectplanning, zodat je daar op kan sturen. Enkele Asta Powerproject klanten hebben Lean plannen inmiddels volledig gedigitaliseerd. Na de belangrijke post-it sessie, waar ik net over sprak, zetten zij de gegevens over in hun planningsprogramma. Zij gebruiken hiervoor een standaard sjabloon dat CTB xRM ontwikkeld heeft. Deze klanten zien de afgesproken post-it planning terug in hun planningssoftware met alle voordelen van dien.

Recording webinar: Lean plannen: Van post-it naar digitaal

Door Lean plannen digitaal te maken is er veel meer mogelijk. Denk hierbij aan het doorvoeren van aanpassingen. Dit kan met één druk op de knop herberekend worden. Door views en filters toe te passen kan je verschillende overzichten creëren. Een totaaloverzicht voor de opdrachtgever bijvoorbeeld, of een (week)planning per projectdeelnemer of een meterkastplanning voor die ene klant. Dit en veel meer is mogelijk als je het digitaal maakt. Wil je zien hoe dit in z’n werk gaat? Bekijk de bovenstaande recording van een webinar die ik verzorgd heb. Heb je vragen of wil je de mogelijkheden van digitaal Lean plannen in combinatie met de standaard sjabloon voor jouw organisatie bespreken? Neem gerust contact op.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Download gratis trial

30 dagen Asta Powerproject proberen

Probeer Asta Powerproject eens 30 dagen. De software heeft rijke functionaliteit, maar is tegelijk intuïtief en eenvoudig in gebruik. Je planners zullen het programma snel accepteren en aan de slag gaan. De software zorgt voor een nieuwe manier van werken, maar is flexibel en aanpasbaar aan uw wensen.