Kosten en opbrengsten alloceren in je planning

Kosten en opbrengsten alloceren in je planning

Door Hilda Wortman
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Een van mijn tips uit de blog: 10 tips om meer gebruik te maken van je planningssoftware, gaat over het alloceren van kosten en opbrengsten in een planning. Oftewel, het verkrijgen van (grafisch) inzicht of de kosten van een project niet boven de opbrengsten stijgen. Hier wil ik verder op ingaan aan de hand van een voorbeeld in planningssoftware Asta Powerproject. Vaak is men hiermee wel bekend, maar wordt het dikwijls niet toegepast.

 

Een eenvoudige planning met taken van gelijke duur

Laat ik direct met het voorbeeld beginnen. Dat werkt vaak het beste. Zie hieronder een eenvoudige planning in Asta Powerproject met zes taken van gelijke duur (afbeelding 1). Aan elke taak is een termijn gelinkt. Aan deze taken en termijnen zijn kosten verbonden en staan voor het moment dat er een factuur verstuurd kan worden. Die facturen zorgen voor de inkomsten. Iedereen snapt dit proces, maar echt zichtbaar in of op de planning is dit (nog) niet.

Kosten en opbrengen toekennen in je planning -1

Afbeelding 1 – klik op de afbeelding om uit te vergroten

Door het inregelen van de codebibliotheek, kostengroepen en de tabel, kan informatie als kosten, opbrengsten en betaaltermijnen worden toegevoegd. Dit geeft een overzichtelijk geheel (afbeelding 2). Zowel grafisch als in de tabel.

Kosten en opbrengen toekennen in je planning -2

Afbeelding 2 – klik op de afbeelding om uit te vergroten

Omdat ik dit voorbeeld eenvoudig heb gehouden is er duidelijk te zien dat dit project aan het einde een positief resultaat oplevert. Maar wat gebeurt er nu als er vele taken zijn en verschillende kosten, inkomsten en betaaltermijnen? Dan wordt het lastiger om de liquiditeit van je project te bepalen.

 

Opbrengsten en winst op een project

Met behulp van een histogram wordt dit grafisch in je planning (afbeelding 3) verduidelijkt. In het voorbeeld hieronder zie je de kosten (rode staafdiagram) en de opbrengsten (blauwe lijn). Duidelijk is nu te zien dat dit project vier weken na de start zijn eerste opbrengsten heeft. De kosten zijn reeds gemaakt en pas bij binnenkomst van de laatste betaling, dus twee weken na de oplevering van het project, wordt de daadwerkelijke winst van dit project binnengehaald.

Kosten en opbrengen toekennen in je planning -3

Afbeelding 3 – klik op de afbeelding om uit te vergroten

Dit kan prima werken, maar wat gebeurt er als er voor een taak meer uren benodigd zijn. Hieronder zie je dat de taak van de Gevel 1e verdieping zich verdubbeld (afbeelding 4). De kosten wijzigen, maar de opbrengsten blijven hetzelfde. Het wordt nu duidelijk dat de marge hierdoor enorm wordt verkleind.

Kosten en opbrengen toekennen in je planning -4

Afbeelding 4 – klik op de afbeelding om uit te vergroten

Door kosten en opbrengsten toe te kennen en grafisch zichtbaar te maken in je planning, is het direct duidelijk dat hier iets moet gebeuren. Je kan dan vroegtijdig inspringen op de problematiek tijdens (of soms zelfs voor de start van) het project. Hierdoor kan je voorkomen dat het project negatief wordt afgesloten.

 

Opzetten van een standaard sjabloon

Door het doel van je planning te bepalen en duidelijk te hebben wat het management en/of opdrachtgevers willen, is het mogelijk vooraf een ingericht sjabloon te ontwikkelen waarin de kosten en opbrengsten opgenomen zijn. Denk dan ook aan de codebibliotheken, kalenders, permanente hulpmiddelen, enzovoorts. Dit kan voor kleine ongecompliceerde planningen tot grote complexe planningen.

Door het opzetten van een standaard sjabloon, die overigens altijd aan te passen is, hoeft niet elke keer opnieuw het wiel uitgevonden te worden. Dit scheelt tijd en worden gegevens eenduidig voor alle projecten. Het voordeel is dan dat jij en je collega’s allemaal hetzelfde met de planning omgaan. Tevens worden rapportages makkelijk gevuld met de juiste gegevens. Heb je vragen over mijn weblogs of over dit onderwerp? Laat gerust een reactie achter.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn