Integratie Dynamics CRM en SharePoint, tel uit je winst

Integratie Dynamics CRM en SharePoint, tel uit je winst

Door Max van Alebeek
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gelukkig ligt de tijd dat bedrijven hun CRM-systeem alleen als kaartenbak gebruiken ver achter ons. Meer en meer benutten bedrijven ook andere mogelijkheden binnen hun CRM-oplossing. Denk bijvoorbeeld aan het ondersteunen van het gehele verkoop- of serviceproces. In dat proces worden activiteiten, correspondentie, maar ook documenten opgeslagen. Voor wat betreft het opslaan van documenten, schiet Dynamics CRM tekort. En dat is niet geheel toevallig. Daar heeft Microsoft namelijk SharePoint voor. Dynamics CRM en SharePoint zijn twee producten die eenvoudig aan elkaar te koppelen zijn. De winst, die met een integratie te behalen is, wil ik in dit blog bespreken.

 

Documenten in Dynamics CRM opslaan

Zonder de integratie tussen Dynamics CRM en SharePoint kan je op twee manieren documenten in Dynamics CRM opslaan. De eerste manier is automatisch wanneer een e-mailbericht met bijlage aan een CRM-record wordt gekoppeld. De andere manier is om een opmerking bij een record te plaatsen en daar handmatig een bestand als bijlage aan toe te voegen. Beide manieren hebben beperkingen. De toegevoegde bestanden worden bijvoorbeeld niet bij elkaar gezet, zijn niet aan te passen en je kan er niet op zoeken.

 

Integratie Dynamics CRM en Microsoft SharePoint

Documentbeheer binnen SharePoint bij koppeling met CRM

Zodra Dynamics CRM gekoppeld is aan een SharePoint-omgeving is er wél iets mogelijk op het gebied van documentbeheer. Dit documentbeheer kan je overigens voor iedere gewenste entiteit activeren, ook voor Custom entiteiten. Om te beginnen kan je vanuit CRM bestanden en mappen toevoegen, aanpassen en verwijderen. Ook kan je een link naar een digitaal document e-mailen en het mooie is dat de ontvanger van deze link geen CRM-gebruiker hoeft te zijn. Wel moet de ontvanger vanzelfsprekend de juiste rechten in SharePoint hebben.

Samenwerken door documenten te beheren, te delen met een team en er bovendien tegelijk aan te werken

Verder is het mogelijk om documenten in- en uit- te checken en alerts aan te zetten. Kortom, je kan alle acties uitvoeren op documenten zoals je dat in SharePoint gewend bent. Dit betekent dus ook dat je gebruik kunt maken van versiebeheer en dat je de beschikking hebt over uitgebreide zoekmogelijkheden. En tot slot iets, dat voor vele bedrijven een cruciale functionaliteit is: Zo kunnen ook bestanden groter dan 5 MB worden opgeslagen.

 

Welke versies werken er samen?

Het koppelen van Dynamics CRM en SharePoint kan Client Side door middel van een List Component. Dit kan vanaf Dynamics CRM 2011 en SharePoint 2010. MOSS 2007 laat ik buiten beschouwing vanwege de beperkingen. Voor On Premise en Hybride productintegraties ben je aan Client Side integratie gebonden. Wanneer je zowel CRM Online als SharePoint Online gebruikt kan je ook Server Side verbinding maken, mits je binnen hetzelfde Office 365 service domein (tenant) werkt.

 

Client Side versus Server Side

 

Voordelen Server Side integratie

Via Server Side integratie werken biedt een aantal voordelen:

  • Documenten zijn in Dynamics CRM te bekijken zonder in te loggen in SharePoint.
  • De CRM List Component hoeft niet meer geïnstalleerd te worden.
  • SharePoint acties zijn direct vanuit de Dynamics CRM actiebalk uit te voeren.
  • Documenten zijn in een Dynamics CRM grid te bekijken in plaats van in een iFrame.
  • Er kunnen aangepaste weergaven van de documentenlijst worden gemaakt. De informatie in de kolommen wordt overigens niet opgeslagen in Dynamics CRM maar wordt uit SharePoint gelezen.

 

Waar moet je rekening mee houden?

Er zijn een aantal zaken waar je wel rekening mee moet houden. Hele oude browsers (Internet Explorer 7 en ouder) worden niet ondersteund. In SharePoint moet op zijn minst één Site Collection beschikbaar zijn voor Dynamics CRM. En ten aanzien van toegang tot documenten: De locatie van een document bevindt zich op Enterprise Level. Dat houdt in dat gebruikers de exacte link naar de SharePoint site moeten weten om toegang te krijgen.

Tot slot een tweetal zaken die van belang zijn als je met Server Side integratie wilt gaan werken. Ten eerste kan je niet meer terug naar de List Component en ten tweede kan je zonder de List Component geen folders aanmaken en bekijken.

 

Voordelen voor je business

Voor welke vorm van koppelen je ook kiest, de standaard integratie tussen Dynamics CRM en SharePoint biedt de nodige voordelen voor de business van je organisatie. In plaats van eenmalig een document aan een record koppelen kan je dankzij de integratie nu:

  • Samenwerken door documenten te beheren, te delen met een team (ook niet CRM-gebruikers) en er bovendien tegelijk aan te werken.
  • Link vanuit Dynamics CRM: je kunt alles direct vanuit CRM-records benaderen en van daaruit alle acties uitvoeren.
  • Veiligheid en versiebeheer: documenten staan op de server en zijn altijd benaderbaar, ook zonder CRM. Door versiebeheer in SharePoint kan het proces van documenten opstellen beter gefaciliteerd worden.

 

Project site aanmaken in SharePoint

Project sites aanmaken vanuit Dynamics CRM

Zoals je leest biedt een integratie tussen Dynamics CRM en SharePoint veel meer mogelijkheden op het gebied van documentbeheer. Wij gaan zelfs nog iets verder dan standaard wordt aangeboden. Zo hebben wij het mogelijk gemaakt om vanuit Dynamics CRM geautomatiseerd standaard SharePoint project sites aan te kunnen maken zonder tussenkomst van je IT-afdeling. Hierbij zijn de rechten op die sites ook nog eens eenvoudig te configureren vanuit Dynamics CRM. Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn