Hoe krijg ik budget voor verbetering van projectcommunicatie?

Hoe krijg ik budget voor verbetering van de projectcommunicatie?

Door Erik Koekoek
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

De uitdagingen

In ieder project gaat er wel eens iets mis, hoe zeer je de risico’s en faalkosten ook in de hand probeert te houden. Toch kennen we allemaal legio voorbeelden waar het heel gemakkelijk te voorkomen was geweest. Als de wijzigingen niet per ongeluk in de verouderde versie van het document waren doorgevoerd… Als iedereen de laatste versie van de tekening wel had ontvangen… Als we terug hadden kunnen vinden hoe we het drie jaar geleden op dat andere project hadden opgelost… Als de meerwerkopdracht niet per ongeluk door de werkvoorbereider naar de heer Jansen van bedrijf B, in plaats van de heer Jansen van bedrijf A gestuurd was… Als, als, als. Achteraf weten we vaak precies wat de oorzaak is. Structuur en standaardisatie kunnen veel onnodige fouten voorkomen. Maar hoe overtuig je het management van de investering die dit vergt?

Structuur en standaardisatie kunnen veel onnodige fouten voorkomen

Mijn ervaring

Ik heb ons trendrapport; ‘projectinformatie in optima forma’ inmiddels bij meer dan 60 bedrijven toegelicht en keer op keer blijken dergelijke voorbeelden heel herkenbaar te zijn. Gelukkig heeft het niet altijd grote gevolgen, maar helaas te vaak ook wel. Als het nog gecorrigeerd kan worden kunnen de kosten enorm oplopen. Om over de doorlooptijd, al dan niet met boeteclausules, nog maar te zwijgen. En dan zijn er nog de situaties waar de fout niet tijdens de realisatie geconstateerd wordt, maar dat het later aan het licht komt. Of zelfs helemaal misgaat… En ondanks deze behoefte zie je de verbetertrajecten nog maar bij een beperkt deel van de bedrijven op gang komen.

 

De ideale wereld

Verbeteren van de interne- en externe communicatie en het standaardiseren van de projectaanpak staan, zo blijkt uit ons onderzoek, hoog op de agenda bij veel bedrijven binnen de sector. Opdrachtgevers vragen er steeds vaker om en flexibiliteit en overdraagbaarheid worden steeds essentiëler. In combinatie met mooie projectsites, waar alle ketenpartners op basis van een eigen rechtenpositie toegang tot hebben, maak je al snel de blits. Iedereen beschikt altijd over alle informatie en de laatste versies. Iedereen weet waar we staan en essentiële goedkeuringen en kwaliteitsdocumenten worden nooit meer vergeten. Het naleven van het kwaliteitshandboek wordt zo een stuk gemakkelijker, omdat alle kritieke stappen automatisch worden aangereikt binnen het project.

 

Haalbaarheid

Maar toch zal de situatie bij de meeste bedrijven niet op hele korte termijn verbeteren. Het management is vaak nog erg terughoudend om budget vrij te maken en het valt niet mee om goede keuzes te maken. Wat levert nu het meeste op voor de organisatie en welke investeringen verdienen zichzelf überhaupt terug? Alles in één keer verbeteren is geen haalbare kaart en moet degene die het hardst schreeuwt dan het eerste geholpen worden? En hoe verkoop je die prioriteit naar het management? Inzicht in de voordelen en ROI van de verschillende verbeterpunten is essentieel en maakt het vrijmaken van budget vaak een stuk eenvoudiger. Iedere manager investeert graag in een project wat zichzelf snel terugverdient en geld op gaat leveren. Maar als ze budget vrij moeten maken zonder te weten of het wat oplevert, dan kunnen ze heel veel investeringen bedenken die voorrang zullen krijgen.

 

Return of investment

Kom goed beslagen ten ijs

Als je het management wilt overtuigen van de noodzaak om te investeren in document management, projectensites en standaardisatie van werkprocessen, dan is het onontkomelijk om eerst je huiswerk goed te doen. Maak het ze gemakkelijk en zorg dat ze niet alleen weten welk bedrag ze moeten investeren. Wat het gaat opleveren en hoe snel de investering is terugverdiend is veel belangrijker. De interesse van het management komt dan vanzelf en het budget blijkt dan ineens binnen handbereik te zijn.

 

Heb je hulp nodig om een goede onderbouwing naar het management te maken? Neem gerust contact op. Wij hebben hier veel ervaring mee en helpen graag bij het stellen van prioriteiten en onderbouwen van de meerwaarde die een investering voor je bedrijf zal opleveren.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn