Help, mijn data groeit explosief

Help, mijn bedrijfsdata groeit explosief

Door Bram de Jager
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Wist je dat tussen 1986 en 2007 het percentage van digitale opslag ten opzichte van fysieke opslag is gestegen van 1% naar 94%? Dat servers in de Verenigde Staten met 3.500 miljoen gigabytes de meeste data bevatten en dat Europa op een goede tweede plaats staat met 2.000 miljoen gigabyte? En dat recent onderzoek ons vertelt dat de hoeveelheid opgeslagen bedrijfsdata jaarlijks met 15% tot 25% blijven toenemen?

Verdere digitalisering

Dit zijn geen misselijke cijfers. Bijna 50% van de bedrijven ziet toenemende data-omvang en hoeveelheid bestanden als één van hun grootste uitdagingen. Naar verwachting moeten IT-afdelingen in 2020 ongeveer 75 maal de hoeveelheid bestanden kunnen beheren. Hiervoor krijgen zij de beschikking over 10 maal het aantal fysieke of virtuele servers. Wat opvalt is dat het aantal beheerders (fte’s) bij lange na niet in verhouding meegroeit. Omdat het cruciaal wordt dat belangrijke bestanden (snel) gevonden moeten worden en voor iedereen beschikbaar moeten zijn, is het maken van de juiste beheerkeuzes erg belangrijk. Bedrijven moeten waakzaam zijn dat verdere digitalisering niet een onnodige groei van de data-omvang tot gevolg heeft.

Afdelingsschijven, je kent ze wel

Veel bedrijven hebben in het verleden de eerste stap in het beheren van bestanden genomen door het centraal te gaan archiveren. Je kent ze wel, de servers met afdelingsschijven erop die vervolgens beschikbaar werden gesteld zodat iedereen op dezelfde omgeving werkte en bestanden éénmalig werden gearchiveerd. Veel bedrijven werken nog op deze manier, maar komen steeds meer tot de conclusie dat ze niet voldoende hebben nagedacht over de structuren van deze archieven.

De map: Overige

Ook hebben ze hun gebruikers te veel vrijheid gegeven om eigen structuren te gebruiken en bestanden toch lokaal op te slaan. Het gevolg hiervan is dat bestanden niet consistent op dezelfde plek staan en vaak toch dubbel aanwezig zijn. Dit met alle nadelige gevolgen van dien. Bij een klant zijn we wel eens op de situatie gestuit dat de afdelingsschijf 1,5 miljoen mappen kende en waar 2,5 miljoen bestanden in waren opgeborgen. Gemiddeld dus nog geen 2 bestanden per map. Een andere klant werkte met de bekende map: Overige waar vervolgens 90% van alle bestanden in waren opgeslagen. Dat werkte allemaal niet mee aan het structureren van bestandsopslag.

Gratis eBook

Document Management in de techniek, bouw en offshore

Uit onderzoek blijkt dat veel organisaties in de techniek, bouw en offshore op het gebied van informatie- en document management sterk geïnnoveerd hebben. Bij andere ondernemingen heeft de tijd op dit gebied stil gestaan. Waarom is dat en wat zijn de gevolgen? Download dit gratis eBook en lees meer over smart document management in uw branche.

Facts & figures, best practices, de voorwaarden en vijf vereisten voor smart document management.

De volgende stap

Een logische vervolgstap voor veel bedrijven is het implementeren van een Document Management Systeem (DMS). Hierin worden de archiefstructuren meer afgedwongen, en door goed gebruik te maken van metadata en versiebeheer kan ervoor worden gezorgd dat bestanden niet meer dubbel gearchiveerd worden. Maar is hiermee het probleem van de (toekomstige) toename van data-omvang helemaal opgelost? Nee, helaas niet.

Een logische vervolgstap voor veel bedrijven is het implementeren van een Document Management Systeem

Archiveermethodieken

Om de enorme toename van het aantal bestanden in goede banen te leiden en om een DMS goed functionerend en beheersbaar te houden zal je bij de keuze voor een DMS-platform dus goed moeten kijken naar de archiveermogelijkheden die het te bieden heeft. Afhankelijk van het feit of de bestanden per direct benaderbaar moeten zijn moet je idealiter kunnen kiezen uit diverse archivering op offline media, op goedkopere online media of in de cloud.

In een volgende blog zullen wij dieper ingaan op de verschillende methodieken die SharePoint, het Document Management platform in Microsoft Office 365, te bieden heeft. Ook zij zien dit probleem namelijk ontstaan en leveren steeds meer standaard functionaliteiten en tools om dit aan te pakken. Daarnaast zal het ook binnen CTB xRM de aandacht blijven krijgen. Mocht jij ideeën hebben en hier eens over willen praten, neem dan gerust contact op. Wie weet bedenken we samen de ideale oplossing voor deze uitdaging waar we allemaal vroeg of laat mee te maken krijgen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn