Goal Management inrichten in Microsoft Dynamics CRM, een doel op zich

Goal management inrichten, een doel op zich

Door Daniel Middel
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Het gebruiken en meten van targets, ofwel doelstellingen, is een bekend begrip. Vaak wordt een doelstelling voor een bepaalde periode gemaakt en pas tussentijds of aan het einde van deze periode beoordeeld. De betreffende persoon houdt ongetwijfeld zijn eigen lijstje bij. Hetzij in Excel of een andere applicatie, maar een inzicht vanuit de gehele organisatie is er weinig.

Goal Management in CRM inrichten, een doel op zich

Met de komst van Microsoft Dynamics CRM 2011, nu alweer twee jaar geleden, introduceerde Microsoft het begrip Goal Management, of vertaald naar het Nederlands: Doelstellingen. Het actueel meten en inzicht krijgen in de voortgang van bijvoorbeeld persoonlijke verkoopdoelstellingen of afspraken met potentiële klanten heeft hiermee een enorme boost gekregen. Zowel gebruikers als managers kunnen hiermee real time overzichten krijgen van hoe het nou eigenlijk gaat met hun organisatie. In grafieken of in gegevensoverzichten.

Voor de applicatiebeheerder of consultant echter de grote uitdaging: de inrichting van deze doelstellingen in het systeem. Hoewel het principe relatief eenvoudig is, is de uitwerking van schermen en velden in Dynamics CRM dat zeer zeker niet. Nu we inmiddels twee jaar verder zijn met Microsoft Dynamics CRM, wordt het tijd voor een uitgebreide stap voor stap uitleg van de onderdelen van deze functionaliteit.

Het actueel meten en inzicht krijgen in de voortgang heeft hiermee een enorme boost gekregen

Metrische gegevens

De basis voor het meten van doelstellingen is het definiëren van meetbare gegevens. Dit is vergelijkbaar met het instellen van eenheden bij het opstellen van de productcatalogus. Het metrische gegeven bepaald het soort telling en zorgt er onder water voor dat de te behalen doelstelling en huidige voortgang correct wordt gepresenteerd.

Goal Management

Belangrijk is het opgeven van een Type, wat bepaald hoe de opsomming plaatsvind. Mogelijkheden hiervoor zijn Aantal (bijvoorbeeld het aantal afspraken of aanvragen) en Bedrag (bijvoorbeeld de geschatte omzet of binnengehaalde omzet). Vervolgens dient het gegevenstype opgegeven te worden. Voor Aantal geldt dat er geen onderliggende gegevenstypen zijn (aantal is immers aantal), echter bij Bedrag is nog een onderverdeling naar Geld, Decimaal of Geheel getal, afhankelijk van de presentatie van de doelstellingen.

 

Samenvouwvelden

Vervolgens kunnen specifieke entiteiten en velden gekoppeld worden aan de metrische gegevens. Hiermee wordt specifiek opgegeven naar welke velden gekeken moet worden bij de berekening van zowel de doelstellingen als de voortgang. Bij het opstellen van een samenvouwveld worden, afhankelijk van het type metrische gegevens, een aantal voor gedefinieerde waarde opgegeven voor Veld voor samentellen. Voor zowel een metrische eenheid Bedrag als Aantal geldt dat er twee keuzes zijn: Lopend en Werkelijk. Deze kunnen gekoppeld worden aan de status van de betreffende entiteit.

Verkoopkans bij alleen Open records

Dit voorbeeld geeft bijvoorbeeld het Lopend (bedrag) weer, voor de entiteit Verkoopkans bij alleen Open records. Optioneel is bovendien de status, waarbij de onderverdeling van deze openstaande verkoopkansen nog meegenomen kan worden (zoals In de wacht of In behandeling).

Als laatste dient opgegeven te worden met welk datum veld de periode wordt uitgerekend. Best practice is om hier niet een Gemaakt op of Gewijzigd op datum voor te gebruiken, omdat verkoopkansen, afspraken, aanvragen, etc nogal eens wijzigen van inhoud. Beter is een veld als Geschatte einddatum of Werkelijke einddatum (in het geval van een verkoopkans).

Wanneer er meer dan twee registraties van een samenvouwveld worden gemaakt, zal het Veld voor samentellen de waarde Aangepast samenvouwveld beschikbaar stellen. Doorgaans is het niet gebruikelijk om meer dan twee registraties te hebben (namelijk het tellen van openstaande records en het tellen van gesloten records), maar de optie is wel beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan het opsplitsen van Gesloten verkoopkansen naar Binnengehaalde en Gemiste verkoopkansen. Voor de gemiste verkoopkansen zal dan een Aangepast samenvouwveld nodig zijn (binnengehaald is dan het tweede samenvouwveld, gemist de derde).

 

Doelstellingen

Vervolgens kunnen de individuele doelstellingen aangemaakt worden. Hiervoor is een Eigenaar nodig, zodat duidelijk is naar welke gebruiker gekeken dient te worden met de berekening. Hiervoor kan echter ook een Team geselecteerd worden, daar het mogelijk is om ook teams eigenaar van gegeven te maken. Vervolgens is het betreffende Metrische gegevens noodzakelijk, zodat de onderliggende Samentellingsvelden beschikbaar komen.

automatisch boekingsperiode overnemen

Voor het bepalen van tijd waarin gemeten wordt, zal automatisch de Boekingsperiode worden overgenomen. Wanneer hiervoor geen gebruik wordt gemaakt, is het gebruikelijk om de periode handmatig per jaar in te stellen voor iedere doelstelling. Vervolgens kan het Doel opgegeven worden. Dit veld is echter optioneel, indien er alleen gebruik gemaakt worden van doelstellingen om te zien hoe ver een gebruiker in zijn werkzaamheden is, in plaats van hem of haar een daadwerkelijke doelstelling op te geven.

Onderaan het formulier zijn de actuele gegevens van de doelstelling terug te vinden, zoals de Werkelijke en Lopende bedragen of aantallen die toebehoren aan de gebruiker of het team. Let op datAangepaste samenvouwvelden ook beschikbaar zijn in dezelfde Doelstelling. Deze zullen automatisch worden aangemaakt.

Werkelijk en Lopend automatisch berekenen

Wanneer de knop Herbereken wordt gedrukt, zullen de velden Werkelijk en Lopend automatisch berekend worden op basis van de Deelnemende records. Hierdoor worden gekoppelde weergaven en dashboards die gebruik maken van deze doelstellingen geactualiseerd. Nadeel hiervan is dat deze actualisatie niet direct doorgevoerd wordt, wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe verkoopkans of aanvraag wordt aangemaakt, gewijzigd of gesloten.

Om de Doelstelling realtime te laten actualiseren, zullen zogenaamde Samenvouwqueries gekoppeld moeten worden aan de doelstelling.

 

Samenvouwqueries

Het realtime actualiseren van werkelijke waarden, zoals de WerkelijkeLopende of Aangepaste voortgang, kan worden uitgevoerd door voor ieder metrische gegeven dat gekoppeld is aan de doelstelling, een Samenvouwquery te maken.

goal management

Deze samenvouwquery is niets anders dan een kopie van de oorspronkelijke Samenvouwvelden, echter moet deze met behulp van een Geavanceerd Zoeken query opnieuw ontworpen worden. Dit betekent dat het ook mogelijk is om de berekening van de werkelijke waarden af te laten wijken van de eigenlijke samenvouwveldwaarde. Een voorbeeld hiervan kan zijn een aparte doelstelling voor een gebruiker, waarbij de samenvouwquery een berekening doet over alle verkoopkansen die zijn binnengehaald in samenwerking met een andere gebruiker. Hierbij is de inrichting van de samenvouwvelden hetzelfde als een persoonlijke doelstelling, maar worden andere gegevens gebruikt om de werkelijke waarden te actualiseren.

Samenvouw query

Merk op dat er in de Samenvouwquery geen gebruik gemaakt wordt van een regel Eigenaar Is Gelijk Aan. Wanneer er in dit voorbeeld binnen deze samenvouwquery op de knop Records weergeven worden geklikt, zullen er aanzienlijk meer verkoopkansen te zien zijn (namelijk voor alle gebruikers).

Op de doelstelling zelf is echter onder het navigatiemenu Deelnemende records te zien dat er wel degelijk rekening gehouden wordt met de gebruiker of het team, omdat de doelstelling hiervoor is aangemaakt. Door rekening te houden met de gebruiker of team van de gekoppelde Doelstelling, kan een Samenvouwquery ingezet worden bij meerdere doelstellingen, zonder dat voor iedere gebruiker of team een nieuwe aangemaakt hoeft te worden.

 

Dashboards en weergaven

CRM kent een aantal standaard dashboards en weergaven die gebruik maken van doelstellingen. Deze dashboards en weergaven maken bovendien gebruik van out of the box grafieken. Een voorbeeld van een dergelijke grafiek is de Voortgang van doelstellingen die op een willekeurige weergave gepresenteerd kan worden. Deze grafieken zijn actief op de entiteit Doelstellingen, maar kunnen gecombineerd worden met verkoopkansen op ieder willekeurig dashboard.

Werkelijke waarden

In deze grafiek is te zien dat een doelstelling bestaat minimaal twee onderdelen, gevolgd door het aantal Werkelijke waarden. Hierbij is het Doel van de doelstelling weergegeven als blauwe cirkel, maar is er bovendien een Doel van vandaag gepresenteerd als driehoek. Deze laatste kijkt naar de huidige datum en vergelijkt deze met de periode van de doelstelling. Zo kan de lezer zien waar hij of zij op dit moment had moeten staan met betrekking tot de doelstelling. Deze is uiteraard te vergelijken met de actuele waarden, in dit voorbeeld Lopend (grijs) en Werkelijk(groen).

Uiteraard zijn met de bestaande Dashboard engine nog veel meer mogelijkheden denkbaar waarin Doelstellingen een onderdeel is van de presentatie van gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de voortgang van doelstellingen per periode of voortgang per team.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn