Eén op de drie bedrijven in techniek, bouw en offshore heeft achterstand in te halen

Een interview met Yuri op documentwereld.nl – 2 mei 2016

Eén op de drie bedrijven in techniek, bouw en offshore heeft achterstand in te halen

Door Bas Bergsma
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Volgens eigen onderzoek van CTB xRM, een Microsoft-partner voor de Bouw, Offshore en Techniek markt, blijkt dat één op de drie bedrijven in die sector nog steeds geen gebruik maakt van een DMS of andere vorm van technologie om beter te kunnen samenwerken. Het e-mail systeem lijkt voor veel bedrijven in deze sector blijkbaar voldoende om informatie met elkaar te delen. Dat is op zijn minst opvallend, zou je denken. Reden voor DocumentWereld in ieder geval om eens met CTB xRM te gaan praten.

Yuri Ramdhani, commercieel manager bij CTB xRM vindt het resultaat van het onderzoek niet zo heel erg vreemd. ‘Het is een wat conservatieve, behoudend ingestelde markt, die niet direct alle innovaties accepteert. Wel als het gaat om nieuwe technieken voor bouwen, boren of een nieuwe industriële ontwikkeling, maar niet in het geval van systemen voor bijvoorbeeld efficiënt projectmanagement. Efficiencyverbeteringen op dat gebied in deze markt gaan dus ook maar langzaam.’

Hoge complexiteit

Eén van de redenen waaraan Ramdhani het verschil in acceptatie van DMS, ECM en andere technologie met bijvoorbeeld de markt voor banken en verzekeringen toeschrijft, is de mate van complexiteit. ‘Er wordt in deze markt veel gewerkt met onderaannemers en als er één in de keten zit die nog niet zo ver is, dan heb je al een probleem. En er zijn er blijkbaar veel meer die niet zo ver zijn…’
Toch gaat het veelal om tijdkritische, complexe en kennis gedreven projecten en opdrachten in deze markt. Kleine fouten kunnen daarbij grote gevolgen hebben. Kijk maar eens naar de parlementaire enquêtes die er de laatste jaren zijn geweest in onder meer de bouw. Dus de behoefte zou zeker niet hoeven te verschillen. Ramdhani: ‘Sterker nog, er valt heel veel te winnen in dit marktsegment. Natuurlijk zijn er genoeg voorbeelden waar het wel goed gaat, maar over het algemeen blijft deze markt dus behoorlijk achter in ontwikkeling. Het feit is dat men ICT nog steeds als een (onnodige) kostenpost ziet. Terwijl, als je het goed organiseert ICT – en dan in dit geval voornamelijk de document- en informatiebeheersystemen – juist een hoge bijdrage kunnen leveren aan kostenbeheersing en efficiencyverbetering. Een consequent en gestructureerd informatiebeheer scheelt veel zoektijd, fouten door ontbrekende informatie, onnodige creatie van documenten die er al waren. Etc. Het scheelt op een groot project dus snel serieus veel geld en het maakt het hele project bovendien een stuk transparanter.’

Gevolgen van slecht documentbeheer zijn lastig meetbaar

Risico’s zijn groot

Eigenlijk vindt Ramdhani die transparantie een absolute ‘must’ in deze tijd. ‘In een markt als deze, met grote risico’s en aansprakelijkheden, is het noodzakelijk dat je je informatiebeheer op orde hebt. Zodat iedereen op de juiste momenten over de meest actuele en volledig informatie kan beschikken. Dat belang kun je nu toch niet meer onderschatten zou je zeggen? Bij andere markten zie je echter dat bedrijven sneller en alerter reageren op deze ontwikkelingen. In deze markt is het bewustzijn er nog niet zo. Dat is de reden waarom we steeds met dit soort onderzoeken komen. Om het bewustzijn aan te wakkeren en de noodzaak te laten doordringen, dat het tijd is om actie te ondernemen.’ Informatie in de BOT-markt is cruciaal. Er zijn veel en belangrijke stakeholders en vaak grote belangen. Ramdhani: ‘Elk project heeft fases, processen en stappen. Als je nu die projectfases koppelt aan een documentbeheersysteem en de processen die lopen, dan heb je veel beter grip op het totale project. Het resultaat zal zijn dat het project beter en sneller verloopt, tegen lagere (management)kosten en hogere klanttevredenheid. Het besef van de voordelen van een dergelijke doordachte aanpak moet sneller tot deze markt doordringen. De tools zijn er al, de voordelen zijn aantoonbaar, nu de bedrijven nog.’

Eén van die tools die bedrijven op weg helpen om beter grip op hun processen, informatie en projecten te krijgen én beter samen te werken is Office Delve.

Inzichten in relevante informatie

Eén van die tools die bedrijven op weg helpen om beter grip op hun processen, informatie en projecten te krijgen én beter samen te werken is bijvoorbeeld MS Office Delve. Dat is een instrument om binnen Office 365, de cloud versie van voorheen MS Office, beter te worden bediend. Met Office Delve biedt Microsoft een optie om diepgaande inzichten te krijgen binnen wat zoal wordt gebruikt en wie actief is in een Office 365 omgeving. Inzichten in content die relevant is voor een gebruiker. Het idee erachter is dat de gebruiker geen informatie zoekt, maar de informatie jou vindt. Ramdhani: ‘Dat gaat een kant op die het mogelijk maakt om puur gericht om te gaan met alleen voor jou – en jouw project – relevante informatie. Daar zitten overigens misschien best allerlei privacyaspecten aan die nog moeten worden beheerst, zoals ook al in publicaties is aangegeven. Delve kan namelijk vee; verder en dieper in (het gebruik van) de informatie duiken. Daar zit best een kern van waarheid in, maar het feit dat je als kenniswerker bediend wordt met alleen maar relevante informatie zonder die speciaal te moeten zoeken, trekt mij zeer aan. Het is wat mij betreft een volgende ontwikkeling in het ultieme informatiebeheer en –gebruik. En als ik de uitkomst van ons onderzoek bekijk, dan lijkt mij dat daar zeker behoefte aan is.’

Het genoemde onderzoek is hieronder gratis te downloaden.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gratis trendrapport

Ondernemen in het teken van transitie

Alstublieft, een trendrapport naar aanleiding van benchmarkonderzoek: Ondernemen in het teken van transitie. Alle ruim 140 deelnemers ervaren dat er een transitie gaande is en geven aan dat geen enkel bedrijf in de bouw, techniek en offshore aan verandering ontkomt.

Uitgevoerd onder 450 marktbepalende organisaties in de techniek, bouw en offshore.