Een kijkje in de keuken van Lean Planning

Een kijkje in de keuken van Lean Planning

Door Hilda Wortman
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Waar ga jij dit jaar eten met de kerst? Binnen mijn familie is het traditie om elk jaar met een flinke groep te gaan eten bij een toprestaurant. Elk jaar weer een genot, maar ook elk jaar ben ik weer verbaasd. Hoe krijgt het restaurant het toch voor elkaar om op het juiste moment de verschillende keuzes van de gasten, per tafel klaar te hebben? Na onderzoek ben ik er achter gekomen dat het planproces van een restaurant vergelijkbaar is met dat van een projectmatig werkende organisatie. De planning van de keuken heeft veel raakvlakken met Lean Planning.

Door deze methodiek in te zetten wordt de meest efficiënte tijd gepland en worden de tijdsverspillingen uit het proces gehaald

Een actueel planbord in de keuken

De meeste gasten wensen tijdens een diner een vaste volgorde van gerechten. Eerst het voorgerecht, dan één of twee tussengerechten, daarna het hoofdgerecht en een nagerecht. Voor al deze gerechten zijn er in de keuken verschillende mensen in de weer om op het juiste moment, voor de juiste tafel, het juiste gerecht klaar te hebben. De gerechten worden vervolgens uitgeserveerd door de collega’s van de bediening. Dit proces moet vlekkeloos verlopen. Één kink in de kabel en de avond is voor de gasten minder geslaagd.

Om het kook- en uitserveerproces goed te laten verlopen, wordt er in de keuken gebruik gemaakt van een planbord, dat actueel wordt bijgewerkt. Meestal is dit een whiteboard, waarop de tafels staan, hoeveel personen er zitten, wat er per tafel besteld is en met welk gerecht ze bezig zijn. Aan het hoofd in de keuken staat de chef-kok. Hij leidt alles in goede banen. Dit wordt al jaren zo gedaan en iedereen is gewend om op deze manier te werken.

De projectleider is de chef-kok

Hoe zit dat dan bij een bedrijf met veel projecten? Die kunnen eigenlijk op dezelfde manier werken. Veel projectmatig werkende bedrijven doen dit al met de post-it planning oftewel Lean Plannen. De projectmanager is hierbij dan de ‘chef-kok’ en stuurt zijn ‘koks’ aan binnen een project.

Laat ik aan de hand van een voorbeeld een project beschrijven om een vergelijk te maken. Een renovatieproject van een flat. De bewoners van de flat zijn benaderd en hebben een keus gehad om hun toilet, douche en keuken te laten renoveren. Dit kan je zien als drie gangen van een menu. Per gang kunnen ze vervolgens een gerecht kiezen, bijvoorbeeld: een standaard staand toilet, een hangend toilet of een hangend toilet en urinoir. De menukaart voor de flatbewoners ziet er als volgt uit:

Je ziet dat er per flat een ander menu gekozen kan worden. Dit vergt voor het renovatiebedrijf de nodige belasting om, eventueel samen met de verschillende projectdeelnemers, op de juiste manier te plannen. Het bedrijf werkt het meest efficiënt als er per discipline achter elkaar doorgewerkt kan worden. Werkzaamheden moeten in dit geval zo continu, zo zover mogelijk, achter elkaar worden gepland. Timmerlui, schilders, keukenzetters, elektriciens en meer hebben allemaal hun eigen werkzaamheden, locaties, rol en afhankelijkheid van het menu.

Menu renovatie flat lean planning

Kwaliteit van geleverd werk gaat omhoog

Door het inzetten van Lean Planning wordt duidelijk wanneer het project klaar kan zijn. Iedereen is vanaf het begin betrokken, heeft hetzelfde doel voor ogen en weet precies wat hij of zij moet doen. Het wordt een gezamenlijk project. Het voordeel van het toepassen van Lean Plannen is dat de betrokkenheid, en dus ook verantwoordelijkheid, van alle partijen veel groter wordt. De oplevering van een project vindt eerder plaats, waardoor bewoners sneller kunnen genieten van hun nieuwe woning. Ook de kwaliteit van geleverd werk gaat omhoog omdat iedereen meer betrokken is en er sneller gereageerd kan worden op stagnatie of andere tegenslagen tijdens het project. Hierdoor worden faalkosten gereduceerd voor de betrokken projectdeelnemers.

Een goed voorbeeld is het project aan de A12. Het is 1,5 jaar eerder opgeleverd dan gepland door het inzetten van de Lean Planning methodiek. Ook bij het project Nesselande zijn de successen behaald dankzij Lean Planning. BM van Houwelingen heeft tevens goede ervaringen bij hun project van 64 conceptwoningen in Zaltbommel. Zij hebben hierbij het Lean Plannen concept prima toegepast. Zie onderstaande video.

Lean plannen: van Post-It naar Digitaal

Lean Planning werkt in de praktijk. Door deze methodiek in te zetten wordt de meest efficiënte tijd gepland en worden de tijdsverspillingen uit het proces gehaald. Ook is het mogelijk om diverse doorsnedes te maken van een planning. Bijvoorbeeld van een totaaloverzicht van alle werkzaamheden of een selectie per projectdeelnemer. Hierdoor wordt het voor de bewoner, projectmanager of projectdeelnemer direct duidelijk wat de status van de werkzaamheden is en wanneer er welke werkzaamheden gepland staan. Of dit laatste ook in een toprestaurant gaat werken, laat ik even in het midden. Vragen over Lean Planning of over dit blog? Laat een reactie achter of neem contact met me op.

PS: Ik heb een blog geschreven met daarin onder andere een recording van een webinar die ik over Lean Plannen heb verzorgd. In dit blog sta ik stil bij de post-it planning en hoe bedrijven deze tot leven kunnen brengen in de digitale wereld.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn