Dynamics CRM en Outlook: 1 + 1 = 3

Dynamics CRM en Outlook: 1 + 1 = 3

Door Roy Meuwissen
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Gebruikersadoptie staat al jarenlang hoog op de agenda van Microsoft. Microsoft beseft als nooit tevoren dat Dynamics CRM meer is dan een softwarepakket en dat het slagen van een CRM-implementatie uiteindelijk afhangt van de mate waarin de gebruikers met de nieuwe werkwijze aan de slag gaan. Om dat voor elkaar te krijgen heeft Microsoft de laatste jaren veel aandacht besteed aan de algemene beschikbaarheid van CRM. Online, Multi-browser en Multi-device zijn veel genoemde termen en focus points van Microsoft. In mijn vorige blog schreef ik al kort over de toegevoegde waarde van Dynamics CRM in combinatie met Office en andere Microsoftproducten. In dit blog zal ik dieper ingaan op de koppeling tussen Dynamics CRM en Outlook. Die wordt, naar mijn mening, door velen onderbelicht en onderschat.

Het synchroniseren van data tussen beide is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de Outlookkoppeling, maar is het slechts het topje van de ijsberg

Wat je waarschijnlijk al wist

De Microsoft Outlook koppeling past ook in dit rijtje van de algemene beschikbaarheid. Zij het dat de Outlookkoppeling al veel langer een onderdeel is van de Microsoft-strategie om CRM ‘aan de man’ te brengen. Tegelijkertijd is het echter ook een onderdeel waar, als je het mij vraagt, door alle partijen te weinig tijd en aandacht aan wordt besteed.

Als er gesproken wordt over de koppeling tussen Dynamics CRM en Outlook wordt vaak alleen gesproken over het synchroniseren van data tussen beide (track een e-mail of taak uit Outlook in CRM of converteer een e-mail naar Case in CRM). En hoewel dat misschien wel het belangrijkste onderdeel is van de Outlookkoppeling, is het slechts het topje van de ijsberg. Er zit namelijk nog veel meer added value in de overige mogelijkheden.

 

Wat je waarschijnlijk nog niet wist

Als je de Outlookkoppeling geïnstalleerd hebt zie je in Outlook een navigatieoptie verschijnen waarmee je CRM in Outlook kunt openen. Daarnaast verschijnt in het lint een menu van CRM en kun je de CRM-opties vanuit Outlook openen (oké, dit wist je al). Wat jij je echter waarschijnlijk niet gerealiseerd hebt, is dat je CRM in Outlook nog veel verder kunt tweaken. Wil je CRM nog effectiever en makkelijker gebruiken, bekijk dan onderstaande tips en maak van twee oplossingen echt één geheel. Een aantal mogelijkheden:

 

1. Snelkoppelingen/Navigatieopties

Switch nooit meer tussen Outlook en CRM. Voeg snelkoppelingen toe aan je zichtbare navigatieopties. Maak vervolgens snelkoppelingen en groepen om je Outlookfolders (Postvak IN, Verzonden Items, Agenda, Taken, et cetera) in één lijst te presenteren met de door jou meest gebruikte recordtypes in CRM (Accounts, Activiteiten, Cases, et cetera).

 

2. Weergaven vastzetten

Daar waar je in CRM slechts een weergave als standaard kunt instellen, heb je met CRM in Outlook de mogelijkheid om meerdere weergaven vast te zetten.

 

3. Groeperen

In Outlook groepeer je (misschien ongemerkt) vaak items op bepaalde criteria, bijvoorbeeld e-mails op datum (Vandaag, Gisteren, Deze week, Vorige week, et cetera). CRM kent deze optie niet, CRM in Outlook echter wel. Groepeer je Activiteiten op type, je Accounts op prioriteit, en meer.

 

4. Categoriseren

Wil je CRM-records op een persoonlijke manier markeren? Categoriseer dan bijvoorbeeld de voor jou belangrijkste Accounts. Gebruik dezelfde categorieën voor E-mails, Taken, Verkoopkansen, et cetera, om een snel de status van een klant te kunnen inzien.

 

5. Regels

Zorg ervoor dat je nog beter bovenop je key accounts zit. Komt er een e-mail binnen van je belangrijkste klant? Zorg ervoor dat Outlook je erop attendeert met behulp van een waarschuwingsmelding, een reminder of door een taak aan te maken.

 

6. Voorwaardelijke opmaak

Markeer bijvoorbeeld openstaande Activiteiten waarvan de deadline verlopen is of Taken die vandaag afgerond dienen te worden.

 

7. Folder-level tracking (NIEUW!)

Vergeet nooit meer een e-mail te koppelen aan CRM met behulp van de Folder-level tracking feature in de komende CRM-release. Daar waar je e-mails nu nog afzonderlijk (en handmatig) koppelt aan CRM, kun je na deze release een hele folder aan CRM koppelen. Gebruik de optie Rules om binnenkomende e-mails naar een specifieke Outlookfolder te verplaatsen en gebruik deze nieuwe optie vervolgens om alle e-mails in die folder weer automatisch aan CRM te koppelen.

 

Vergeet ook Dynamics CRM zelf niet

Naast al deze mogelijkheden van Dynamics CRM in Outlook biedt ook Dynamics CRM zelf genoeg mogelijkheden om nog beter up-to-date te blijven:

  • Volg de Accounts die voor jou het belangrijkst zijn met behulp van de Social pane op een Account.
  • Gebruik de What’s new optie (liefst in combinatie met een ‘Mijn overzicht’ dashboard) om alle gebeurtenissen rondom de voor jou belangrijkste records te volgen.
  • Maak je eigen Dashboard(s) en verzamel de voor jou belangrijkste weergaven/grafieken van CRM. Geef je eigen Dashboard vervolgens weer een prominente plaats in Outlook met behulp van je Favorieten of stel je dashboard zelfs in als startpagina van Outlook.

 

Integratie Dynamics CRM en LinkedIn

 

Integratie Dynamics CRM en LinkedIn

Microsoft zet meer en meer in op het integreren van Dynamics CRM met andere (Microsoft)producten. Denk aan de onlangs toegevoegde OneNote-integratie en de aankomende integratie met LinkedIn. De integratie van Dynamics CRM met Outlook behoort ook thuis in dit rijtje, ook al bestaat deze al langer. Microsoft ziet in hoe belangrijk het is dat Dynamics CRM onderdeel uitmaakt van het dagelijkse pallet aan applicaties. Bovenstaande tips zorgen ervoor dat de Outlookkoppeling ook daadwerkelijk overgenomen wordt door de gebruikers. Zoals je ziet zijn er veel mogelijkheden en heb ik slechts een tipje van de sluier gelicht. Ben je op zoek naar meer informatie of wil je weten hoe je de genoemde tips implementeert? Neem dan vooral contact met me op.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn