Durf jij te werken met de Dynamics 365 App voor Outlook?

Durf jij te werken met de Dynamics 365 App voor Outlook?

Door Max van Alebeek
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Microsoft heeft met Dynamics 365 op veel vlakken een uitstekende propositie ten opzichte van haar concurrenten. Een veel gehoord argument om voor de Dynamics 365 suite te kiezen is de naadloze integratie met Outlook. Voor het koppelen van e-mails, contactpersonen of activiteiten aan Dynamics 365 moest de CRM-gebruiker voorheen een plug-in voor Outlook installeren. Tegenwoordig kan men de Dynamics 365 App for Outlook gebruiken. Deze nieuwe App werkt vanuit Office 365 en niet vanuit je eigen Outlook. Zoals bij ieder nieuw product zijn er aan de ene kant nieuwe mogelijkheden, maar zijn er aan de andere kant ook verbeterpunten te bespeuren. Beide wil ik in dit blog beschrijven zodat jij kan ontdekken of je deze nieuwe App in gebruik moet nemen of wellicht nog even moet wachten.

Wat zijn die nieuwe mogelijkheden?

Waar het met deze App voor Outlook vooral om draait is het toevoegen van e-mailberichten aan Dynamics 365. Op het moment dat je dat gaat doen, worden direct alle contactgegevens van personen uit de e-mailconversatie getoond en kun je met één druk op de knop de e-mail koppelen aan het bedrijf waar de persoon werkt. Vanzelfsprekend kun je de e-mail ook aan een verkoopkans, klacht of ander type record in Dynamics 365 koppelen. Naast dat je naar deze records kunt zoeken toont de App ook de meest recent gebruikte en vastgepinde records.

Ook kun je ervoor kiezen om direct een activiteit aan te maken om opvolging te geven aan een e-mail. Dergelijke activiteiten zie je overigens tevens terug in het Dynamics 365 venster in Outlook. Je ziet de laatste en de volgende activiteit voor de betreffende contactpersoon. Deze activiteiten worden, net als voorheen, gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Outlook.

Wanneer een record nog niet bestaat in Dynamics 365, kan je deze eenvoudig vanuit Outlook aanmaken zonder dat je Dynamics 365 hoeft te openen. Doe je dit voor een persoon die zojuist een e-mail heeft gestuurd, dan worden voornaam, achternaam en e-mailadres automatisch ingevuld. Verder kun je bij het sturen van een e-mail gebruik maken van (centraal beheerde) e-mailtemplates, salesliteratuur of kennisbankartikelen vanuit Dynamics 365.

En het mooiste is dat je al deze functionaliteiten niet alleen in Outlook hebt, maar ook in de webversie van Outlook; via de browser op een mobiel apparaat en in de Outlook mail App op de iPhone.

Huiswerk voor Microsoft

Drie opvallende zaken

Nieuwe software lost problemen op, maar voegt vaak ook weer nieuwe uitdagingen toe. Mij vallen drie zaken op bij de Dynamics 365 App voor Outlook.

  • De integratie van contactpersonen. Microsoft heeft ervoor gekozen om de koppeling naar Dynamics 365 niet vanuit de Outlook contactpersonen te doen, maar via een aparte add-in die automatisch wordt geïnstalleerd. Als je via die add-in naar je contactpersonen gaat, zie je welke zijn gekoppeld met Dynamics 365 en welke niet. Wil je een contactpersoon koppelen, dan krijg je vervolgens een lijst met bedrijven te zien waar je de contactpersoon aan kunt koppelen. Zoeken naar het juiste bedrijf is er helaas niet bij. Hier heeft Microsoft wat mij betreft nog wat huiswerk te doen.
  • Het niet mogelijk om een bestaande taak vanuit Outlook aan Dynamics 365 te koppelen. De beoogde manier van werken is dat je deze taak direct in Dynamics 365 aanmaakt terwijl je een record aan het bijwerken bent. Andere scenario’s zijn dat je een e-mail ontvangt, of een agenda-item hebt aangemaakt, die je vanuit Outlook aan Dynamics 365 koppelt. Op dat moment kun je wél een vervolgtaak aanmaken voor deze e-mail of het agenda-item. Microsoft gaat dus niet meer uit van losse taken die je koppelt aan Dynamics 365.
  • Tot slot is er nog een verschil ten opzichte van de oude Outlook plug-in. Met deze plug-in kreeg je een volledige doorkijk naar Dynamics CRM. Dat volledige overzicht heeft plaatsgemaakt voor een intuïtievere doorkijk naar relevante records die gekoppeld zijn aan een bepaalde e-mail of afspraak. Outlook moet immers Dynamics 365 aanvullen en relevante zaken tonen als het gaat om communicatie en niet diens functionaliteiten via de browser willen vervangen.

Een nieuwe manier van werken

Aan jou de keuze om te werken in een oude of nieuwe situatie. Microsoft adviseert de laatstgenoemde en ik ben het daar volledig mee eens. Als gebruiker mis je een paar oude functionaliteiten, maar je krijgt er veel meer voor terug. De beschikbaarheid van Dynamics 365 via de browser en mobiel; en de getoonde contextuele informatie gaven bij mij de doorslag. Wie zich de nieuwe manier van werken eigen kan maken, komt eigenlijk bijna niets meer te kort. Durf jij het aan? Neem dan contact met me op voor meer informatie en voor de juiste vervolgstappen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn