De juiste projectinformatie op het juiste moment

De juiste projectinformatie op het juiste moment

Door Rob Gasseling
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Kenniswerkers hebben door de steeds verder oprukkende digitalisering steeds meer informatiebronnen tot hun beschikking. En hun werkgevers willen ook dat zij deze informatie benutten. Meer informatie betekent immers betere inzichten. Er zijn voorbeelden in overvloed. Neem een projectdeelnemer in de techniek en bouw die naast bedrijfseigen informatie ook vaak de beschikking krijgt over bronnen van projectpartners. Maar als dat betekent dat zij voortdurend van scherm naar scherm moeten springen en van applicatie naar applicatie moeten klikken, dan kost dat veel tijd. Innovatief procesmanagement zorgt ervoor dat kenniswerkers de juiste informatie op het juiste moment in een proces krijgen aangereikt.

Productiviteit

Procesgericht werken is vooral voor bedrijven in de techniek, bouw en offshore van groot belang. Uniformiteit van en inzicht in processen zijn immers essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering. Uniformiteit is in verschillende opzichten van belang. In de eerste plaats zorg je ervoor dat medewerkers eenvoudig taken van elkaar kunnen overnemen. Neem het voorbeeld van de projectdeelnemer: het is duidelijk welke taken hij moet uitvoeren, welke stappen hij moet doorlopen en welke informatie hij daarvoor nodig heeft. Hij hoeft niet voortdurend het wiel opnieuw uit te vinden. Er lekt geen productiviteit weg.

Compliance

In de tweede plaats is het sturen op uniformiteit een belangrijke pijler van het compliance-beleid. Wanneer medewerkers de ruimte krijgen om af te wijken van bepaalde procedures loop je het risico niet aan sectorgebonden standaarden te voldoen. Of er bestaat de kans dat je niet voldoet aan geldende wet- en regelgeving en dat is wel het laatste waar je aan wil denken. Met procesgericht werken ben je dus verzekerd van een afgedwongen procesgang; dat geeft duidelijkheid en structuur. En tegelijkertijd elimineer je fouten in het proces zodat faalkosten tot een minimum gereduceerd worden. Wordt de bovengenoemde projectdeelnemer dan in een keurslijf geperst? Integendeel; projectinformatie wordt op maat gepresenteerd, maar de medewerker kan zelf bepaalde beslissingen nemen. De tijd die hij bespaart kan besteed worden aan creatieve zaken.

Monitoren en analyseren

In de derde plaats biedt procesgericht werken de mogelijkheid deze processen ook goed te monitoren en te analyseren. Wanneer een bepaalde taak te lang blijft liggen, dan kan daar tijdig op gestuurd worden. Ontbreekt er informatie om een project op te starten, dan kan actie ondernomen worden om die gegevens toch te verkrijgen. Daarmee voorkom je dat projecten stil komen te liggen. Projectmanagers zijn hier erg mee geholpen. Vaak heeft hij te maken met een veelvoud aan verschillende projecten en dat maakt het lastig overzicht te bewaren.

De business heeft zo een krachtig instrument in handen om zelf optimalisaties door te voeren, terwijl IT toch de controle behoudt

Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

Gratis eBook

Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365

De economie trekt aan en dat is direct terug te zien in de cijfers van bedrijven in de techniek en bouw. Maar er liggen enkele obstakels op de weg, waardoor bedrijven niet volledig profiteren van de kansen die zich aandienen.

Lees meer over faalkosten reduceren met Office 365 oplossingen.

In de praktijk

We zien dat een groot deel van de bedrijven in de techniek en bouw weliswaar beschikt over beschreven processen en business rules, maar dat de vertaalslag naar en de link met de werkomgeving ontbreekt. De informatievoorziening staat als het ware los van de geautomatiseerde workflow en dat heeft tot gevolg dat medewerkers zelf de informatie moeten verzamelen, kopiëren of invoeren in de business applicatie. Er is dringend behoefte aan slimme tools voor procesmanagement die bovenop de bestaande IT-omgeving een brug slaat tussen proces en informatie.

Autorisatie en toegangsbeheer

Hoe ziet dit er dan uit? Door instructies per fase en per taak te beschrijven komt bijvoorbeeld het kwaliteitshandboek direct terecht in de dagelijkse praktijk van projectmedewerkers. Hoort er bij een taak een deliverable? Dan kun je direct documenten op basis van een template en de bestaande project- en gebruikersgegevens creëren. Dit document wordt opgeslagen op de juiste locatie in de werkomgeving – vaak Office 365 – met de bijbehorende rechten. Hierdoor is autorisatie en toegangsbeheer ook altijd goed geregeld. Ook sjablonen worden op het juiste moment in een proces min of meer gepushed zodat medewerkers het zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt de meest efficiënte route in de afhandeling van hun taak te kiezen.

Business managed, IT controlled

Zo heeft slim en innovatief procesmanagement vele voordelen. Maar wanneer procesmanagement gelijk staat aan een strak keurslijf waarin medewerkers geperst worden, dan schiet het zijn doel voorbij. Bedrijven in de techniek en bouw bevinden zich immers in een dynamische omgeving. De sector zit in de lift en nieuwe kansen dienen zich aan. Daar moet je snel op in kunnen spelen. Procesmanagement in relatie tot innovatief informatiemanagement moet ruimte geven aan flexibiliteit en aan procesoptimalisatie. Procesmanagement tools moeten het mogelijk maken, ook en juist voor medewerkers aan de business kant, processen of templates te verbeteren of wijzigen. Bij de start van nieuwe projecten worden deze aanpassingen direct opgehaald. De business heeft zo een krachtig instrument in handen om zelf optimalisaties door te voeren, terwijl IT toch de controle behoudt.

Wij hebben alle ins en outs van proces- en informatiemanagement gebundeld in een eBook: Faalkosten in techniek en bouw terugdringen met Office 365. Het geeft duidelijk weer hoe je met slim procesmanagement in staat bent productiviteit te verhogen en faalkosten terug te dringen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn