Business Process Flow in Dynamics CRM 2013, een evaluatie

Business Process Flow in Dynamics CRM 2013, een evaluatie

Door Daniel Middel
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Microsoft Dynamics CRM 2013 is voorzien van mooie functionele verbeteringen. Zo ook de entiteit: Business Process Flows. Functionaliteit waarmee Dynamics CRM 2013 voor het eerst echt visueel wordt. Gebruikers kunnen hiermee bedrijfsprocessen volgen om zo gegevens in het CRM systeem te beheren. In de mobiele wereld van tegenwoordig, waarbij iedereen met smartphones en tablets werkt, is de komst van Business Process Flows meer dan welkom. Inmiddels is Dynamics CRM 2013 zes maanden op de markt en hebben we dit onderdeel enige tijd mogen ervaren. Tijd voor een eerste evaluatie.

Lekker zeuren om niets

Als Nederlanders hebben we per definitie een sterke mening over alles wat nieuw is. En al helemaal als er een logo van Microsoft op zit. Denk maar aan de Ribbon in Office of de komst van Windows 8. Gelukkig kunnen Nederlanders ook goed omgaan met veranderingen. Over de Ribbon hoor je niemand meer. De interface van Windows 8 zal over een jaar ook wel common good zijn. Hetzelfde zal het de Business Process Flow in Dynamics CRM 2013 vergaan. In de basis is het een visuele weergave van velden op het formulier, maar gelukkig kan het nog veel meer. Hieronder een paar kenmerken over Business Process Flows. Ik wil in dit blog de eerste drie bespreken.

De Business Process Flows is een goede en vooral noodzakelijke toevoeging voor Dynamics CRM 2013

  • Werkt over meerdere entiteiten heen.
  • Meerdere Process Flows voor een enkel bedrijfsproces.
  • Configurabel om de vraag van de organisatie te ondersteunen.
  • Verplicht de gebruikers stappen te volgen binnen het proces.
  • Rapporteert op voortgang.
  • Begeleidt bestaande en nieuwe werknemers door het bedrijfsproces.

 

Meerdere entiteiten

Persoonlijk was ik na het zien van deze functionaliteit al overtuigd. In de voorgaande versies van Dynamics CRM was het als gebruiker erg lastig om te zien waar je aan het werk was. Er waren veel pop-ups en veel schermen zagen er hetzelfde eruit.

Met de Business Process Flow is dat probleem nog steeds niet opgelost, maar gelukkig is Microsoft zo slim geweest om het probleem in zijn geheel niet meer relevant te maken. Voor de eindgebruiker is het simpelweg niet meer belangrijk in welk formulier hij of zij werkt, zolang de Business Process Flow maar gevolgd wordt. Een gebruiker, die vanuit een Potentiële Klant het proces doorloopt, zal in een volgende fase wellicht in de entiteit Verkoopkans werken.

 

Voorbeeld Business Process Flow Project

Klik of de afbeelding voor een vergroting

 

Goed, één kleine opmerking dan? Beperk het aantal fasen dat ingericht wordt per proces. Teveel fasen maakt het geheel snel onoverzichtelijk. Zeker bij meerdere entiteiten is dit het geval. Tip voor degene die de inrichting gaan doen: maak het niet té extreem.

 

Meerdere Process Flows per bedrijfsproces

Wanneer een bedrijfsproces meerdere vertakkingen kent, is het mogelijk meerdere Business Process Flows in te richten. De bedoeling hierbij is dat een eindgebruiker het proces selecteert dat voor hem of haar van toepassing is.

 

Een bedrijfsproces selecteren in Dynamics CRM 2013

 

Het proces dat hierbij bovenaan in de lijst staan, zal per definitie als eerste gestart worden. Wanneer dit niet de juiste is, klikt een eindgebruiker minimaal vier keer om het juiste proces te kiezen. Eindgebruikers zien liever het juiste proces als eerste. Gelukkig kan iedere Business Process Flow gekoppeld worden aan een beveilingsrol. Geef de gebruiker de juiste rol en het kiezen van een proces is niet meer noodzakelijk. Aan te raden is voor iedere entiteit die meerdere processen bevat, een beveiligingsrol te maken die overeenkomt met het proces.

 

Beveiligingsrollen inschakelen in Dynamics CRM 2013

 

Configurabel

Het inrichten van een Business Process Flow in Dynamics CRM 2013 is eenvoudig. Er is bewust afgestapt van het redelijke technische scherm dat gebruikt wordt voor het inrichten van workflows en dialoogschermen. Fasen worden gekoppeld aan een zogenaamde fasecategorie. Dit is een lijst met waarden die centraal wordt behouden, zodat hier op gerapporteerd kan worden in dashboards.

Daarnaast bevat een Business Process Flow verwijzingen naar velden. Tijdens het inrichten van het proces worden deze velden gekoppeld aan een stap, die bovendien nog ingesteld kan worden als verplicht. Hierdoor moet een gebruiker de stap actief uitvoeren om verder te kunnen naar de volgende fase. Het veld zelf hoeft daarvoor echter niet verplicht te zijn.

 

Verkoopproces in MIcrosoft Dynamics CRM 2013

Klik op de afbeelding voor een vergroting

 

Omdat een Business Process Flow verwijst naar velden, betekent dit dat de velden wel moeten bestaan. Hierdoor kan het voor een functioneel beheerder lastig zijn om zelf processen in te richten. Wanneer bijvoorbeeld een gebruiker een externe bron moet raadplegen, kan een simpel controleveld voldoende zijn voor het bedrijfsproces. Dit vereist echter wel een nieuw veld in CRM.

Let hierbij ook op de verplichtheid van velden binnen het proces. Een veld dat bijvoorbeeld op Ja gezet moet worden door een manager om akkoord te geven, moet verplicht zijn in Business Process Flow. Gebeurt dit niet, dan kan een gebruiker voor Nee kiezen en verder gaan in het proces.

 

Eerste indrukken

Op basis van deze drie kenmerken kunnen we al zeggen dat de Business Process Flows een goede en vooral noodzakelijke toevoeging is voor Dynamics CRM 2013. Is het daarmee dan klaar? Voor het gebruik en de inrichting van Business Process Flows zijn er nog wel wat aandachtspunten te benoemen, maar overall zijn de geluiden positief. De interface komt overeen met het visueler maken van applicaties wat Microsoft in vrijwel al haar software doet. Het is eenvoudig, snel en vriendelijk te gebruiken. Belangrijk voor de eindgebruiker is dat het herkenbaar is. Het is immers het bedrijfsproces en dat kent hij of zij als geen ander. In een volgend blog zal ik verder gaan met de andere kenmerken rondom Business Process Flows.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn