Hoe archiveer jProject afgerond! Hoe archiveer je project sites in SharePoint 2013?e project sites in SharePoint 2013?

Project afgerond! Hoe archiveer je project sites in SharePoint 2013?

Door Ad van den Berg
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Zodra een implementatie van Microsoft SharePoint in combinatie met het gestructureerd aanmaken van project sites een succes is gebleken, komen al snel de vragen: ‘Waar blijf ik met mijn historie?’ En: ‘Hoe ga ik mijn afgesloten project sites archiveren?’ Wij merken bij onze klanten dat er op dit gebied een groeiende behoefte is aan advies. Zoals mijn collega Bram de Jager al eerder omschreef in zijn blog: Help, mijn data groeit explosief, zijn er verschillende wegen te bewandelen. Door middel van dit blog wil ik de archiveringsmogelijkheden belichten die standaard voorhanden zijn in SharePoint 2013. Hierbij zal, aangezien dit een in de praktijk veel voorkomende situatie is, de nadruk liggen op een scenario waarbij voor ieder project een afzonderlijke site collectie aanwezig is.

 

Waarom meerdere sites of site collecties?

Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom je binnen SharePoint 2013 meerdere sites of site collecties aanmaakt. Vaak zal deze keuze worden gebaseerd op het afbakenen en groeperen van data. Hier kan zowel een (rechten)technische als functionele wens aan ten grondslag liggen. Het voordeel van het splitsen van data in sites of site collecties is dat deze gegevens los van andere sites of site collecties beschikbaar kunnen worden gesteld of, in geval van archiveren, worden veiliggesteld en/of verwijderd. Vanuit onze ervaring ligt deze splitsing vaak op hoofdprojectniveau en zal ieder hoofdproject dus een aparte site collectie toebedeeld krijgen. Hiermee creëer je dus de mogelijkheid om deze verzameling van data afzonderlijk te archiveren.

 

Voorbeeld project site in Microsoft SharePoint 2013

Voorbeeld van een project site in Microsoft SharePoint 2013

Waarom project sites archiveren?

Vanuit de business zien wij veelal de wens om projecten en bijbehorende data te bevriezen om zodoende het muteren van reeds afgesloten projecten onmogelijk te maken. Daarnaast zijn er vaak overzichten van alle projecten waarin ook deze afgesloten projecten nog getoond worden, waar dit vaak niet meer nodig is. Vanuit de IT-afdeling zal worden gekeken naar het onnodig beslag leggen op dure hardware. Hierbij moet vooral gedacht worden aan de opslagruimte van je SQL databases, opslagruimte van je back-ups en ook de lange back-up en restore tijden. Daarnaast zal ook je Search Index proces profiteren van minder data. Dit zal de doorlooptijd verkorten maar ook de opslagruimte beperken.

De lifecycle van project sites

Project sites in SharePoint hebben doorgaans een lineaire lifecycle. De project site wordt aangemaakt en in gebruik genomen. Na afsluiting van het project zal de site enkel nog geraadpleegd worden. Na enige tijd zal de site niet meer real-time beschikbaar hoeven zijn en kan deze dus definitief gearchiveerd worden. Na iedere volgende stap in de lifecycle zal de benodigde inspanning, om de site weer volledig beschikbaar te krijgen, toenemen. Het is denkbaar dat, bij een beperkte projectomvang en hoeveelheid projecten, de gegevens beschikbaar blijven in de originele omgeving. Vaak wordt er gekozen om de project sites te bevriezen zodat het raadplegen gewaarborgd blijft, maar het muteren wordt voorkomen.

Na enige tijd zal de site niet meer real-time beschikbaar hoeven zijn en kan deze dus definitief gearchiveerd worden

Onderstaand schema geeft deze lifecycle weer.

Lifecycle van een project site in Microsoft SharePoint 2013

Klik op de afbeelding voor een vergroting

Archiveringsmethodes:

Globaal gezien zijn er met standaard SharePoint functionaliteit drie archiveringsmethodes te onderscheiden. Deze verschillen onderling op het gebied van beschikbaarheid, toegankelijkheid en de benodigde inspanning om gearchiveerde gegevens weer terug te halen.

  • Online – Gegevens blijven op de originele omgeving beschikbaar, de fysieke opslaglocatie wordt onder water gewijzigd, hierdoor blijven koppelingen vanuit mails, externe systemen en andere locaties intact. Het is hierbij ook mogelijk om de gegevens te blokkeren voor bewerking. Technisch houdt dit in dat de site collectie op alleen lezen wordt gezet en desgewenst kan worden verplaatst naar een andere Content Database, die zich op een secundaire opslaglocatie kan bevinden.
  • Verplaatsen – Gegevens worden verplaatst naar een secundaire omgeving, hierdoor vervallen de koppelingen vanuit mails, externe systemen en andere locaties. Technisch houdt dit in dat de site collectie naar een tweede SharePoint Farm kan worden verplaatst, welke van minder systeem resources is voorzien.
  • Offline – Gegevens worden veiliggesteld en vervolgens verwijderd van de originele omgeving, de gegevens worden pas weer beschikbaar na het handmatig terugplaatsen van de back-up. Technisch houdt dit in dat de site collectie, of de Content Database waarin deze zich bevindt, zal worden geback-upt, waarna de betreffende site collectie of Content Database kan worden verwijderd.

 

Elke methode heeft zijn voor- en nadelen. Vaak zal dan ook, afhankelijk van de eisen en wensen, een combinatie van meerdere methodes leiden tot de gewenste oplossing. Het is hierbij bijvoorbeeld denkbaar dat een online gearchiveerde site na verloop van tijd offline gearchiveerd zal worden, aangezien directe beschikbaarheid niet meer vereist wordt.

 

Conclusie

In het bovenstaande scenario, waarbij voor ieder project een site collectie wordt gemaakt, zal een combinatie van de online en offline methode het beste passen. Afhankelijk van de status van een project kan er gekozen worden voor online dan wel offline archivering. Het is wel raadzaam om in een dergelijk scenario stil te staan bij de te verwachten frequentie van verzoeken om offline sites weer online te krijgen, en de inspanning van de ICT-afdeling die daarbij benodigd is.

De standaard mogelijkheden van SharePoint 2013 kunnen helpen bij het oplossen van dit archiveringsvraagstuk. Het uitvoeren van de benodigde acties kan onder andere door middel van beschikbare PowerShell functies als: LockState, MoveSPSite, Backup-SPSite, Remove-SPSite, Get-SPDeletedSite en Restore-SPDeletedSite. Let er op dat voor het uitvoeren van deze functies toegang tot de SharePoint Server vereist is en de uitvoerende gebruiker de juiste rechten nodig heeft. Tot zo ver mijn blog over archiveren van project sites in SharePoint 2013. Laat een reactie achter als je vragen, opmerkingen en aanvullen hebt.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn