Aanbesteding? Doen of niet doen, dat is de vraag

Een blog van ons op Bouwkennisblog.nl

Aanbesteding? Doen of niet doen, dat is de vraag

Door Bas Bergsma
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Tendermanagement is en blijft een grote uitdaging. Uit onderzoek van CTB xRM blijkt dat iets minder dan de helft (49%) van de bedrijven in de techniek, bouw en offshore haar pijplijn- of tendermanagement nog niet naar wens heeft geoptimaliseerd. Bedrijven nemen hiermee in feite een groot risico. Hoe kan dit risico beperkt worden?

Je hoort regelmatig van aanbestedingen waarin potentiële opdrachtnemers een kritieke fout maken in het bid, waardoor ze naast de lucratieve opdracht grijpen of veel meer kosten maken dan gepland. Aanbestedingen of tenders zijn, zoals bekend, complexe documenten, waarin de opdrachtgever weinig aan het toeval overlaat. Dat betekent echter niet dat alle relevante informatie ook in de aanbesteding te vinden is. Deze problematiek is herkenbaar voor veel bedrijven. Voor infrastructurele projecten geldt dat er talloze factoren zijn die niet noodzakelijk terug te vinden zijn. Bijvoorbeeld de ondergrond, eventuele vervuiling daarvan, de grondwaterstand of een ogenschijnlijke bijzaak als de andere deelnemende uitvoerders. Financieringsregelingen en afspraken over het moment van oplevering zijn dan wel weer wel meegenomen, maar de haalbaarheid van die afspraken hangt vaak af van mogelijk ‘onzichtbare’ factoren. Op het gebied van tendermanagement zien wij in de praktijk dat er ruimte voor verbetering is voor het vastleggen van informatie.

Risico’s

In bouwprojecten gaan de kosten vaak voor de baten uit. Het commerciële risico is daardoor groot. Wat als er iets verkeerd gaat in de uitvoering? Wat als deadlines niet worden gehaald? Zijn wij dan per definitie aansprakelijk? Dit zijn vragen die vanuit een aanbesteding te beantwoorden zijn. De haalbaarheid is echter niet zo één, twee, drie te bepalen, maar is wel van invloed op commercieel succes en mogelijk zelfs het voorbestaan van het bedrijf. Er zijn meerdere voorbeelden van grote of zelfs multinationale bouwondernemingen die bijna omvallen vanwege één project dat uit de hand loopt. Dat is één aanbesteding met onvoorziene factoren, één opdracht waar geen professioneel tendermanagement op is toegepast. Eén extreem geval kan dus al killing zijn.

Van reactief naar proactief en preventief

Een aanbestedingstraject is per definitie een reactief proces. Het toepassen van tendermanagement helpt de medewerker de juiste informatie boven tafel te krijgen om adequaat te reageren op aanbestedingen en de risico’s te minimaliseren. Proactief tendermanagement is een werkwijze waarin alle (mogelijk) relevante informatie bij een aanbesteding wordt vastgelegd, ook met het oog op toekomstige opdrachten en projecten. Het is geen truc waarbij van de een op de andere dag verborgen informatie boven tafel kan worden gehaald, maar een systematische aanpak die helpt om steeds verder in het aanbestedingsproces te groeien. Onderzoek naar verborgen omgevingsfactoren en afspraken over hoe dit in een systeem vast te leggen zijn een noodzakelijk onderdeel. Maand na maand, jaar na jaar en aanbesteding na aanbesteding bouwt de onderneming meer kennis van de markt en haar netwerken op. Hierdoor kan men beter beslissen welke opdrachten de krenten in de pap zijn. Het gaat om het opzetten van een kennisplatform en het voortdurend uitbouwen van de inhoud daarvan. Een CRM-systeem leent zich daar uitstekend voor.

HetMet tendermanagement het kaf van het koren scheiden

Is het voor niets geweest?

Het is de kunst om onvoorziene omstandigheden en onzichtbare factoren een plaats te geven in elke aanbesteding. Bedrijven investeren al vanaf de ontwerpfase van een bid. Door het vastleggen van allerhande relevante informatie in deze fase kan er meer inzicht worden verkregen over de opdrachtgevers, andere bedrijven die bijdragen aan het project en alle omgevingsfactoren die mogelijk een rol gaan spelen. Omdat niet alles te voorspellen is, kunnen meerdere scenario’s uitgewerkt worden die uitgaan van de best mogelijke, meest waarschijnlijke en minst voordelige uitkomst van het project. Wat zijn de gevolgen in een geval van een worst case scenario? En het best case scenario? Zijn die gevolgen acceptabel? Op basis van deze scenario’s kan een besluit genomen worden of het überhaupt wenselijk is om mee te dingen naar een opdracht. De vraag: Doen of niet doen? wordt op dit moment gesteld. Ook in een latere fase in het traject, als de keuze is gemaakt om wél een bid te ontwerpen, kan een evaluatiemoment ingepland worden en om te beslissen of het bid ook daadwerkelijk uitgebracht wordt. Dat kan dan helaas betekenen dat de tijd en moeite die in het bid werden gestoken grotendeels voor niets is geweest, maar liever dat dan een onnodig groot risico.

Het kaf van het koren scheiden

Bedrijven die tendermanagement toepassen, komen er op een bepaald moment achter dat lang niet alle opdrachten binnen hun straatje passen, ook als het op het eerste gezicht een fantastische opdracht lijkt. Zij scheiden het kaf van het koren en richten hun commerciële pijlen alleen op de beste projecten. De aanbestedingen met de voor hun hoogste scoringskans. Het vastleggen van alle relevante en ogenschijnlijk irrelevante informatie rond een project en deze toegankelijk en inzichtelijk maken is hierbij key, want dit kan bij een volgende aanbesteding weer relevant zijn. Dat is de kracht van tendermanagement: kennis is macht.

Bedrijven die tendermanagement toepassen, komen er op een bepaald moment achter dat lang niet alle opdrachten binnen hun straatje passen.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn