10 tips om meer gebruik te maken van je planningssoftware

10 tips om meer gebruik te maken van je planningssoftware

Door Hilda Wortman
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Binnen jouw organisatie wordt er vast gebruik gemaakt van planningssoftware. De tool om als bedrijf een planning te maken voor de bouw van huizen, kantoren, scholen, schepen, bruggen, rails of voor civiele engineering en machinebouw. Hieronder tien tips om meer en slimmer gebruik te maken van je planningsprogramma. Stof om over na te denken om je planningstool meer in te gaan zetten ten behoeve van projectmanagement.

Klanten van ons, die hier echt goed aandacht aan schenken, zien een stijgende lijn in meer overzicht, meer inzicht en meer marge

Maak volledige planningen

Maak een planning van begin tot eind van het project. Dit klinkt logisch, maar lang niet iedereen doet het. Op het moment dat het project start begint het planningsproces pas vaak te lopen. Ik adviseer om een voorbereidingsplanning, gegevensbehoefteplanning en uitvoeringsplanning te maken en om deze aan elkaar te linken. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren en wanneer. Aanpassingen worden vervolgens door de hele planning doorgevoerd.

 

Maak een overallplanning

Doe je het bovenstaande al? Super, complimenten! Dat betekent dat je verder bent dan de meeste planners. Een tweede stap kan dan zijn om overzicht over alle projecten heen te creëren. Mijn advies is om een overallplanning te maken waarbinnen al je lopende projecten zichtbaar gemaakt kunnen worden. Hierdoor komen knelpunten aan het licht voordat die in de praktijk voorkomen.

 

Bang voor consequenties

Bang voor complimenten

Bijhouden van de planning met de werkelijke stand van zaken, is iets wat helaas niet altijd gebeurd. Is men soms bang om een compliment te krijgen? Projecten zichtbaar maken die achter lopen en daar vervolgens op acteren, gebeurt te weinig. Ik raad aan om dat wel te doen. Hoe eerder een eventuele uitloop of ander probleem zichtbaar wordt, des te sneller kan hierop bijgestuurd worden. En jij kan dan een compliment in ontvangst nemen!

 

Personeel koppelen aan planningen

Personeel inzetten in een planning is ook iets wat niet iedereen doet. Hier is een efficiëncyslag te maken door het personeel te koppelen aan je (overall)planning. Via een histogram kan je dan duidelijk zien wat de over- of onderbezetting is. Vervolgens kan je daar waar nodig personeel anders inzetten of inhuren om projecten goed door te laten lopen.

 

Koppel kosten en opbrengsten

Het inzetten van mijlpalen voor oplevermomenten of betaaltermijnen kom ik regelmatig tegen. De daaraan gekoppelde kosten en opbrengsten daarentegen niet. Ik zou daar meer aandacht aan schenken. (Grafisch) Inzicht hierin kan je veel opleveren. Je krijgt bijvoorbeeld direct inzicht of de kosten niet boven de opbrengsten stijgen.

 

Lean plannen of digitale post-its plannen

 

Lean plannen digitaliseren

Wie is er niet bezig met Lean plannen? Veel planners en voorbereiders doen dit via de zogenoemde ‘Post-It sessies’. Maar wat als dit digitaal zou kunnen en zo alle mogelijke doorsnedes gemaakt zouden kunnen worden? Je kan zodoende nog efficiënter alle taken plannen. Ik heb hier eerder over geschreven in de blog: “Een kijkje in de keuken van lean planning.”

 

Building Information Modeling

Ben je al bezig met BIM? Goed zo. Koppel dan je planning aan het 3D-model. Op deze manier kan je clashes snel waarnemen voordat ze in de praktijk voorkomen. Dit scheelt veel tijd maar ook (veel) geld. BIM is een uitgebreid onderwerp. Daar ga ik nu niet verder op in. Meer over de voordelen van BIM lees je hier. Asta Powerproject komt in 2015 met een speciale BIM module.

 

Maak Monte Carlo simulaties

Risico’s voorkomen, de theorie haalt de praktijk in. Hoeveel tijd kan dat per project schelen? Wat is de kans dat ik mijn project op tijd oplever? Welke taken zijn hierin kritiek en zou ik van te voren op kunnen anticiperen om risico’s te beperken? Door risico’s van te voren aan te pakken, kan er veel tijd bespaard worden en zeker ook kosten. Lees hier meer over.

 

Gooi oude planningen weg

Weg met oude planningen

Vaak wordt een oude planning gebruikt voor het opzetten van een nieuwe planning. Gevolg is dat oude informatie aangepast moet worden en er een grote kans op fouten ontstaat. Met een goed gevuld sjabloon, gevuld met je bedrijfsgegevens, zullen deze fouten niet gemaakt worden en het opzetten van een planning wordt eenvoudiger en dus sneller.

 

Maak rapportages

Creëer rapportages voor opdrachtgevers, onderaannemers, management en collega’s en maak daarbij de belangrijkste informatie voor deze personen inzichtelijk. Laat hierbij overbodige detailinformatie weg. Richt je projectmanagement zo in dat iedereen zijn of haar informatie uit één up-to-date planning kan halen. Het gezamenlijke doel is immers om het project zo snel mogelijk op te leveren met een zo groot mogelijke marge.

 

Dit zijn tien handvaten die ik je kan aanreiken. Nieuwe inzichten die je de mogelijkheid geven om je planningssoftware beter in te zetten voor projectmanagement. Klanten van ons, die daar echt goed aandacht aan schenken, zien een stijgende lijn in meer overzicht, meer inzicht en meer marge. Dat willen we toch allemaal?

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn